Приказ о работе с документами дсп

• Все свойства

Данные только для последней редакции (Edition.Data)

Редакция: кыргызча | на русском

Утверждено
постановлением Правительства
Кыргызской Республики
от 7 мая 2013 года № 255

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования

1. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет порядок работы с документами и другими материальными носителями информации (далее — документы), содержащими информацию для служебного пользования, в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях, учреждениях и предприятиях Кыргызской Республики (далее — организация).

2. Настоящее Положение не распространяется на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственные секреты.

3. Под сведениями "Для служебного пользования" понимается несекретная информация, не подлежащая публичному распространению.

4. Не могут быть отнесены к информации для служебного пользования следующие сведения:

— о стихийных бедствиях и чрезвычайных происшествиях, угрожающих здоровью граждан;

— о катастрофах и их последствиях;

— о положении дел в экологии, использовании природных ресурсов, здравоохранении, санитарии, культуре, сельском хозяйстве, образовании, торговле и обеспечении правопорядка;

— о фактах нарушения законности государственными органами и должностными лицами;

— о фактах, посягающих на права и законные интересы граждан, а также создающих угрозу их личной безопасности.

5. На проектах документов, содержащих информацию для служебного пользования, проставляется гриф "Для служебного пользования" (далее "ДСП").

6. Передача документов с грифом ограничения доступа "ДСП" иностранным юридическим и физическим лицам допускается в каждом отдельном случае и только по письменному разрешению руководителя организации, а в его отсутствие — лица, его замещающего. Такие документы и издания предварительно рассматриваются специальными экспертными комиссиями, созданными руководителями организаций из числа квалифицированных (или компетентных) специалистов, которые выносят заключение о возможности их передачи или снятия грифа ограничения доступа "ДСП", если к моменту передачи содержащиеся в них сведения утратили свое первоначальное значение.

7. В случае ликвидации организации решение о дальнейшем использовании документов с грифом "ДСП" принимает ликвидационная комиссия.

2. Критерии и порядок отнесения сведений к категории "ДСП"

8. Сведения должны быть отнесены к категории "ДСП" на основании следующих критериев:

1) сведения не могут быть опубликованы в СМИ без ущерба для деятельности организации;

2) сведения не нарушают законные права и интересы физических и юридических лиц;

3) сведения оказывают непосредственное влияние на нормальную работу организации, процесс восстановления которой либо невозможен, либо связан с большими затратами. Несанкционированный доступ, изменение или уничтожение этих сведений влекут за собой материальные или моральные потери;

4) сведения имеют действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к ним нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Отнесение сведений к категории "ДСП" производится исполнителем на основании Перечня сведений для служебного пользования (далее — Перечень сведений), разработанного в организации.

9. К сведениям "ДСП" не должны относиться сведения, составляющие государственные секреты.

10. Перечень сведений (дополнения и изменения к нему) утверждается правовым актом руководителя организации (приказы, распоряжения и т.д.).

11. Если сведения не предусмотрены Перечнем, но, по мнению исполнителя, могут быть использованы в ущерб интересам организации, он совместно с руководителем структурного подразделения организации, к компетенции которого отнесены данные сведения, представляет на рассмотрение руководству аргументированные предложения о необходимости защиты этих сведений и внесения соответствующих дополнений в Перечень.

12. Сведения "ДСП" утрачивают необходимость защиты:

— по окончании установленного срока;

— в связи с изменением обязательств, вызвавших необходимость их защиты (определяет лицо, обозначившее степень ограничения доступа к документу);

— по соглашению заинтересованных сторон, установивших гриф ограничения доступа "ДСП";

— при утечке или разглашении сведений, если не представилось возможным локализовать их распространение, а также в тех случаях, когда заинтересованные лица не настаивают на их дальнейшей защите.

Исполнителям документов, содержащих сведения "ДСП", по истечении срока действия грифа ограничения доступа к документу предоставляется право снятия с документа грифа ограничения доступа "ДСП". При этом гриф ограничения доступа "ДСП" зачеркивается, указывается основание и заверяется подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет.

Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу "ДСП" до истечения срока действия принимает исполнитель с согласия должностного лица, подписавшего (утвердившего) этот документ, или лица, его замещающего, о чем делается отметка на документе и заверяется его подписью, с указанием даты.

Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу, содержащему сведения "ДСП", может быть принято только по согласованию с лицом, по инициативе которого сведения были отнесены к категории "ДСП". Аннулирование грифа ограничения доступа к документу "ДСП" отражается в учетных данных. О снятии грифа ограничения доступа к документу "ДСП" извещаются другие учреждения (организации), которым рассылался документ.

3. Порядок обращения с документами, содержащими гриф "ДСП"

13. Гриф "ДСП" и номера экземпляров проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

14. Прием, регистрация и учет документов с грифом "ДСП" осуществляются службами документационного обеспечения (ДОУ) государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.

15. Вся поступающая в организацию корреспонденция "ДСП" доставляется фельдъегерской службой, службой специальной связи, курьерами учреждений и организаций. Прием и вскрытие корреспонденции осуществляются работниками, которым поручена работа с этими документами. При этом проверяется количество экземпляров и листов документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

При обнаружении неполного комплекта документов составляется соответствующий акт, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй подшивается в дело.

Акт подписывается работником, отвечающим за учет документов "ДСП", и утверждается руководителем службы ДОУ или в случае отсутствия такового руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.

Если в конверт с грифом ограничения доступа к документу "ДСП" вложены документы без грифа ограничения доступа к документу, не содержащие сведения "ДСП", они передаются для регистрации в службу ДОУ.

Если входящая корреспонденция с грифом ограничения доступа "ДСП", минуя службу ДОУ, напрямую поступает в структурные подразделения организации, то данная корреспонденция немедленно передается работникам службы ДОУ для регистрации и дальнейшей работы с ней.

16. Вся поступающая корреспонденция с грифом ограничения доступа "ДСП" подлежит регистрации отдельно от несекретной документации в журнале учета входящих документов.

17. Журналы учета документов с грифом ограничения доступа "ДСП" (для учета входящих, исходящих и внутренних документов) должны быть пронумерованы полистно, прошнурованы, заверены надписью на последнем листе журнала и скреплены мастичной печатью.

18. После регистрации все поступившие документы докладываются руководству организации для ознакомления и принятия решения по ним. После ознакомления документы возвращаются в службу ДОУ. В случае если документ требует дальнейшего ознакомления, то работник, которому поручена регистрация документов с грифом ограничения доступа "ДСП", знакомит с ним только тех лиц, которые указаны в резолюции руководства.

19. Если документ подлежит исполнению, то работник службы ДОУ, которому поручена регистрация документов, имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", передает его под роспись начальнику подразделения или лицу, указанному в резолюции, для исполнения.

20. Снятие копий с входящих документов, имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", производится согласно письменному разрешению руководителя организации уполномоченным работником, ведущим их учет.

21. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с грифом "ДСП" уполномоченный работник должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

При применении средств организационной техники для обработки информации с грифом ограничения доступа "ДСП" создается система защиты, которая включает в себя мероприятия по защите информации от несанкционированного доступа, предотвращению утечки и исключению случаев разрушения информации "ДСП". Учет съемных носителей с информацией "ДСП" производится в журнале (карточке) учета съемных носителей.

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником, с отражением факта уничтожения в учетных формах.

22. При получении документов на отправку работник, которому поручена регистрация документов, проверяет наличие всех экземпляров и листов отпечатанных документов.

Работник производит регистрацию документов в журнале учета исходящих документов и отправляет документы по реестру через фельдъегерскую или специальную связь адресату. При срочности документ может доставляться по разносной книге исполнителем либо сотрудником службы ДОУ.

23. Отправляемые документы с грифом "ДСП" должны быть помещены в конверты и опечатаны мастичной печатью. На конверте, в верхней части, справа указывается гриф ограничения доступа "ДСП", адрес получателя и отправителя, номера вложенных документов.

24. При необходимости направления документов с грифом "ДСП" в несколько адресов, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

4. Обязанности работников, допущенных к сведениям "ДСП"

25. Работники структурных подразделений организаций обязаны:

— знать и выполнять требования настоящего Положения;

— знать Перечень сведений "ДСП" для организации и руководства им в работе;

— не разглашать известные им сведения "ДСП";

— информировать руководителя подразделения и режимно-секретный орган (спецработника) о фактах нарушения порядка обращения со сведениями "ДСП", о попытках несанкционированного доступа к информации;

— строго соблюдать правила пользования документами, порядок их учета, хранения и уничтожения, обеспечивать в процессе работы сохранность информации, содержащейся в них, от посторонних лиц;

— знакомиться только с теми документами, к которым получен доступ в силу исполнения прямых служебных обязанностей;

— о допущенных нарушениях установленного порядка работы, учета и хранения документов, а также о фактах разглашения сведений "ДСП" представлять письменные объяснения руководителю подразделения, комиссии по проведению служебного расследования.

26. Работникам организаций запрещается:

— использовать сведения "ДСП" при ведении переговоров по незащищенным каналам связи;

— передавать сведения "ДСП" по открытым (незащищенным) каналам связи (факсимильная связь, сеть Интернет и т.д.);

— использовать сведения "ДСП" в открытой переписке, статьях и выступлениях;

— использовать сведения "ДСП" в личных интересах;

— выносить документы и другие носители информации, содержащие сведения "ДСП", из здания организации без разрешения руководства;

— уничтожать документы "ДСП" без оформления акта в установленном порядке.

5. Группировка исполненных (входящих, исходящих и внутренних) документов в дела, их архивирование

27. Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" (входящие, исходящие и внутренние) после исполнения группируются в отдельные от несекретных документов дела.

28. Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" группируются в дела согласно номенклатуре дел документов с грифом "ДСП". При этом, в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с документами, имеющими гриф ограничения доступа "ДСП", добавляется отметка "ДСП".

29. Дела, предусмотренные номенклатурой дел, заводятся по следующим признакам:

— предметно-вопросному или тематическому, когда документы группируются в дела по их содержанию, то есть относятся к одному вопросу или одной теме;

— по видам документов (приказы, отчеты, протоколы, акты и т.п.);

— корреспондентскому, при котором в дело объединяются документы по переписке с одним или несколькими учреждениями, и по другим признакам.

30. Дела формируются по мере исполнения документов.

Каждое дело содержит не более 250 листов. Если документов больше, они делятся на тома.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все подшитые в дело (том) документы нумеруются полистно, номера проставляются в правом верхнем углу листа вне текста документа. Во внутренней описи документов, находящихся в деле, указываются номер документа, откуда поступил или кому адресован документ, номера листов.

31. По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указываются (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение делопроизводства документов "ДСП", и общее количество листов, помещенных в дело.

32. На обложке дела (тома) указываются гриф ограничения доступа "ДСП", название учреждения и структурного подразделения, номер дела (тома) по номенклатуре, заголовок (наименование дела), дата и год, когда начато и окончено дело, количество листов дела (тома), а также срок его хранения.

33. Срок хранения дел с документами, имеющими гриф ограничения доступа "ДСП", устанавливается на основании Перечня документов, образующихся в деятельности организации и его учреждений, с указанием сроков хранения, утвержденного решением руководства организации.

34. Дела и документы "ДСП" выдаются исполнителям для работы по карточке учета выдаваемых дел и документов.

35. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов и дел с грифом ограничения доступа "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается руководителем структурного подразделения.

36. Законченные дела "ДСП" хранятся в подразделении в течение одного года и используются для текущей справочной работы, после чего передаются на хранение в архив организации.

37. Уничтожение дел и документов с грифом ограничения доступа "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится комиссией по акту, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем подразделения в установленном порядке. В состав комиссии могут включаться не менее трех сотрудников структурных подразделений, имеющих непосредственное отношение к этим материалам. Материалы уничтожаются только путем сжигания. После чего в учетных формах производится отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

38. Архивирование документов с грифом "ДСП" ведет архивариус. В своей деятельности архив государственного органа и органа местного самоуправления руководствуется Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики", приказами руководства соответствующего органа, методическими документами Центрального государственного архива Кыргызской Республики, других учреждений государственных архивных служб республики.

6. Ответственность за разглашение сведений, содержащихся в документах с грифом ограниченного доступа "ДСП", утрату документов, содержащих такие сведения, и нарушение порядка работы с ними

39. Проверка наличия документов, дел и изданий "ДСП" производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручен учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.

40. О фактах утраты документов, дел или изданий "ДСП" немедленно ставятся в известность руководитель организации и руководитель службы ДОУ.

41. Для расследования факта утраты документов, дел и изданий с грифом ограничения доступа "ДСП" приказом руководителя организации назначается комиссия по проведению служебного расследования. Заключение комиссии о результатах расследования докладывается руководителю организации.

42. За утрату документов, дел и изданий "ДСП", а также нарушение требований настоящего Положения виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.

43. Об утрате документов, дел и изданий "ДСП" составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные данные. Акты об утрате документов, дел и изданий передаются в архив организации для постоянного хранения.

44. Дисциплинарную ответственность за разглашение сведений "ДСП" и утрату документов, содержащих такие сведения, несет персонально каждый работник организации, имеющий доступ к сведениям и документам "ДСП".

45. По факту разглашения сведений "ДСП" и утраты документов с грифом ограничения доступа "ДСП" проводится служебное расследование.

46. Комиссия по проведению служебного расследования устанавливает:

— обстоятельства разглашения сведений "ДСП" или утраты документов "ДСП";

— виновных в разглашении сведений "ДСП" или утраты документов "ДСП";

— причины и условия, способствующие разглашению сведений "ДСП" или утрате документов "ДСП".

47. Служебное расследование проводится в срок не более одного месяца со дня обнаружения факта разглашения или утраты.

48. При выявлении нарушения требований порядка обращения со сведениями "ДСП" или документами с грифом ограничения доступа "ДСП" к лицу, допустившему такие нарушения, применяются меры дисциплинарного воздействия.

49. Руководство организации принимает решение о применении мер дисциплинарного воздействия к виновным лицам по результатам проведенного служебного расследования не позднее одного месяца со дня утверждения заключения, если иное не установлено законодательством Кыргызской Республики.

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

30 августа, 2014

Документы Для служебного пользования (ДСП). Особенности работы, оформление, хранение

Документ с грифом «ДСП»

Отнесение информации к конфиденциальной в любой организации осуществляется на основании законодательства Российской Федерации.

Кто определяет в организации какие сведения в документе необходимо к информации ограниченного распространения?

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к разряду ограниченного распространения возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

В каждой организации должен быть оформлен Перечень должностных лиц , имеющих право доступа к конфиденциальной информации. Также полномочия сотрудника, подтверждающие право работать с информацией с грифом «ДСП» должны быть закреплены в должностной инструкции .

Особенности работы c документами «Для служебного пользования»

При увольнении или переводе на другую должность работника, за которым числятся документы «Для служебного пользования», проводится передача документов непосредственному руководителю.

В организации обычно проводится проверка у работников наличия документов «Для служебного пользования» не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя. В состав комиссии обязательно включаются должностные лица, в функции которых входит защита информации (сотрудники отдела безопасности).

Хранение документов «Для служебного пользования»

Главное условие сохранности документа «Для служебного пользования» — принадлежность конкретному должностному лицу, подтвержденная личной подписью.

В случае утраты документов, дел, носителей информации с пометкой «Для служебного пользования», либо разглашения содержащихся в них сведений, а также при обнаружении признаков, указывающих на несанкционированное ознакомление (попытку ознакомления) с информацией ограниченного распространения должностное лицо, обнаружившее данные факты, немедленно докладывает руководителю организации. Затем по его указанию, как правило, проводится служебное расследование .

Служебное расследование проводит должностное лицо, в функции которого входит защита информации, а результаты служебного расследования докладываются в служебной записке руководителю организации.

На утраченные документы, дела, носители информации «Для служебного пользования» составляется акт , на основании которого в учетные формы вносятся соответствующие отметки.

Утрата документов, содержащих сведения ограниченного распространения, либо незаконное получение и разглашение таких сведений влечет ответственность, предусмотренную федеральными законами.

и носители хранятся в организации в несгораемых сейфах . Делам, в которых хранятся документы и информация «Для служебного пользования» присваивается гриф «Для служебного пользования».

Особенности оформления документов «Для служебного пользования»

Особенностью оформления документов для служебного пользования является отметка ограничения к доступу документа. Пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Пометка размещается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через одинарный межстрочный интервал.

Если есть приложения к , пометка также размещается в правом верхнем углу приложения, а номер экземпляра проставляется ниже пометки через одинарный межстрочный интервал.

При наличии в организации электронного документооборота файлы документов с пометкой «Для служебного пользования» не вкладываются, а в электронном виде передаются, как правило, по защищенным каналам связи.

Документы ДСП предназначаются для служебного пользования. То есть в них содержатся сведения, предназначенные лишь для определенных категорий граждан. Тем не менее секретными документы ДСП не являются. Но информация в них касается лишь хозяйственной жизни соответствующего предприятия. Документы ДСП всегда распространяются в ограниченном формате.

Об актах

Данные моменты регулирует нормативная база РФ. Так, все, что касается документов ДСП, регулируется постановлением правительства РФ № 1233.

Согласно представленным в законе инструкциям, документы ДСП обязательно отражаются в официальном учете организации. Любое ненадлежащее действие с данной документацией приводит к утечке информации. Поэтому пользуются документами с пометкой «ДСП» с особой внимательностью.

Отслеживается и местонахождение документации, и это в обязательном порядке. Такие требования позволяют обеспечить ответственность за хранение документов с грифом «ДСП». Наличие данных бумаг всегда тщательно проверяется, чтобы всегда оставалась возможность вовремя заметить их утрату и принять соответствующие меры.

Образцы документов ДСП бывают 3 видов. Это входящие, исходящие и внутренние документы. Последние образуются в ходе повседневной жизни предприятия. Хранение документов ДСП ограничивается их пребыванием лишь на предприятии. К данному разряду относят инструкции, акты. Учет документов ДСП проводят структурные подразделения, несущие ответственность за не секретную документацию.

Этапы

Вся входящая документация уже в организации проходит несколько этапов. Во-первых, это ее прием. Во-вторых, это внесение в журнал регистрации документа ДСП. Уже после этого он попадает на утверждение руководителю. Затем документ ДСП (расшифровка аббревиатуры — для служебного пользования) вносится в учетную форму. Далее осуществляют тиражирование, но только при наличии письменного разрешения от руководства. Важно, чтобы была проставлена отметка на оригинальном листе.

После всех перечисленных процедур, согласно официальным инструкциям, документы ДСП передаются сотрудникам отдельных подразделений юридического лица. Далее их помещают в соответствующие дела. После истечения срока хранения документа ДСП его уничтожают.

Фактически стандартные акты и указанные выше проходят примерно одинаковые процедуры. Разница лишь в регистрации документов ДСП и незначительных тонкостях в этапах.

Подробнее об учете

«Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» свидетельствует о том, что при маленьких объемах соответствующих актов учет осуществляют вместе со стандартной документацией. Но при этом нужно понимать, что разница в оформлении образцов документов ДСП и наличие ряда нюансов в этом вопросе повышают риски того, что документация будет утрачена.

Также, учитывая совместно обычные акты и ДСП, будет сложнее регистрировать последние, проверять наличие и искать их. По этой причине все же документы ДСП в журналы учета вносятся отдельно чаще всего. Это позволяет избежать множества трудностей.

Обычно журналов учета ДСП документов в юридическом лице заводится три. Их заводят в соответствии с категориями документации – для входящих, исходящих и внутренних документов. Важнее всего здесь реквизиты документации, с помощью которых отслеживается судьба акта вплоть до истечения срока документа ДСП, после чего он уничтожается. Ряд актов хранится в архивах. Также всегда следят за движением документации. С этой целью проводят оформление документа ДСП в отдельный реестр.

Пересылают документацию данной категории лишь заказными почтовыми отправлениями, через спецсвязь либо фельдсвязь, помечая соответствующим грифом.

Присвоение грифа

Важно знать, по каким критериям выносят решение об оформлении документов по образцу ДСП. На каждом предприятии есть лица, ответственные за хранение документов для служебного пользования. Все полномочия, связанные с данными актами, закрепляются в должностных инструкциях. Доступ к сведениям ограниченного распространения имеется лишь у определенных категорий сотрудников.

Работа

Когда увольняется либо на иную должность переводится сотрудник, ответственный за документы для служебного пользования, документацию передают руководству.

Официально устанавливается и частота, с которой проверяют документацию, относящуюся к данному разряду. Так, это проводят не реже, чем раз в год. Делает это специальная комиссия, которую назначает руководитель, выпуская соответствующий приказ. В комиссию включают ряд должностных лиц, к чьим функциям относят защиту данных.

Архивные документы ДСП (расшифровка — для служебного пользования) проверяются не реже, чем раз в 5 лет. По итогам процедуры всегда выписывают акт о том, что проверка была проведена успешно.

Подробнее о хранении

Надежное хранение важно для документации, предназначенной для служебного пользования, обеспечивается оно тем, что за нее отвечают конкретные лица. Их полномочия, выполнение ими соответствующих функций подтверждаются личными подписями.

Когда акты оказываются утраченными либо разглашается содержащаяся в них информация, предназначенная для ограниченного круга лиц, должностные лица, выявившие данные нарушения, первым делом сообщают об этом руководству юридического лица. Важно знать, что несанкционированным является и ознакомление с содержанием текста актов тех, для кого данные сведения не предназначаются. Обычно, как только выявляются подобные факты, первым делом запускается служебное расследование.

Оно проводится должностным лицом, к чьим функциям относится защита соответствующих данных. О результатах данной процедуры всегда делают доклад руководству предприятия. Сообщают о них, передавая ему служебную записку.

На каждый утраченный документ ДСП всегда составляют акт. На его основе в учетную форму вносят необходимые отметки. Если документы с информацией для ограниченного круга лиц утеряны либо был незаконно получен к ним доступ, наступает ответственность. Она предусмотрена законодательством Российской Федерации.

Документы для служебного пользования хранят на предприятии в несгораемом сейфе.

Тонкости оформления

Существует ряд нюансов, которые обязательно учитывают, присваивая документу гриф «Для служебного пользования». Пометку «ДСП», номер копии прописывают на первой странице акта, на обложке и титульном листе. Также помечают первую страницу сопроводительных писем к документации, которая содержит служебную информацию ограниченного распространения.

Пометку проставляют в правый верхний угол документа. Номер копии выставляют под ней через одинарный межстрочный интервал. При наличии приложений к документам для служебного пользования пометку ставят и в приложениях. Помещают ее в правый верхний угол каждого приложения. Номер копии выставляют под пометкой также через одинарный межстрочный интервал.

Если имеется электронный документооборот на предприятии, файлы документации с пометками «ДСП» не вкладывают. В электронном формате документацию данного типа передают только через защищенные каналы связи.

Подробнее о документах ДСП

Нередко работники всевозможных учреждений объясняют свои требования рядом внутренних инструкций. Проверку их наличия провести не представляется возможным. Акты хранятся под грифом «Для служебного пользования».

К примеру, не так давно Верховным судом было рассмотрено дело Кателевского, который пытался добиться того, чтобы приказ МВД о запрете фото- и видеосъемки на объектах с особым режимом был признан незаконным. Он уже неоднократно подвергался аресту за видеосъемку около отдела полиции. Он обжаловал арест в суде, но проиграл. Судебный орган в своем решении ссылался как раз на требование, содержащееся в соответствующем приказе. Согласно ему, Кателевский не обладал правом на проведение видеосъемки без получения на то разрешения от начальника отдела полиции.

В ходе обжалования Кателевский указывал, что сам не видел текста приказа, поскольку он оформлен под грифом «Для служебного пользования», несмотря на то что документация, которая так или иначе затрагивает права и обязанности третьих лиц, должна обязательно публиковаться, согласно российскому законодательству. Первое рассмотрение дела было отложено, так как Министерство юстиции не ознакомилось со спорным приказом. Второе рассмотрение было прекращено, поскольку за 3 суток до того Министерством внутренних дел документ был признан утратившим силу.

На деле подобные ситуации возникают во всех официальных органах. Порой положения документов, которые предназначены только для служебного пользования, содержат неординарные требования. Известны случаи, когда государственные органы отказывались принимать документацию из зарубежного предприятия, поскольку у него не имелось печати на русском языке. А в других органах не принимали акт без перевода, но приняли тот же текст на иностранном языке по почте. И все из-за соответствующего пункта в документации для служебного пользования.

Обычно когда из-за таких положений нарушаются права граждан, шансы оспорить действия органов в судебном порядке и выиграть равняются нулю. Если бы дело Кателевского было выиграно, это был бы прецедент в российском праве. После него множество похожих исков оспаривалось бы в пользу граждан. И шансы на победу возросли бы.

Однако юристы-практики отмечают, что дело было рискованным, шансов на победу у Кателевского изначально имелось не так много. Согласно его мнению, обычно ВС РФ придерживается достаточно твердой позиции, указывая, что пометка «ДСП» служит основанием для причисления документа к сведениям конфиденциального характера, а значит документация данного вида публиковаться не должна. Также она предназначается лишь для использования внутри ведомства. По этой причине прав и свобод граждан она не затрагивает.

«Газпром» против налоговиков

Но при всей безнадежности данной ситуации есть и несколько более позитивные прогнозы. Не так давно имело место резонансное дело об оспаривании «Газпромом» внутренних писем Федеральной налоговой службы Российской Федерации. Предприятие добивалось того, чтобы письмо ФНС «О налоге на добычу полезных ископаемых» было признано недействительным.

ВС отправил иск по подведомственности в арбитраж, дело же было прекращено, так как было выявлено, что письмо Федеральной налоговой службы – это не нормативный акт. По этой причине оно просто не может быть оспариваемым.

«Газпром» дошел до Конституционного суда. Там было признано, что акты носят обязательный характер как для предприятия, так и для налогоплательщиков. По этой причине последние должны обладать правами оспаривания «внутреннего налогового письма.

Однако судьей Конституционного суда Юрием Даниловым, назвавшим данный вывод ошибочным, было объявлено, что он не способствует эффективному правосудию.

В ходе данного разбирательства появилось новое положение в федеральном конституционном законе «О Верховном суде Российской Федерации». Оно указывало на то, что акты с разъяснениями законодательства могут оспариваться.

Однако в случае с делом Кателевского непонятно, относится ли приказ МВД к актам подобного рода, так как законодательство данный вопрос не разъясняет никак. Подобные инструкции представляют большую опасность: их обязательно должны соблюдать граждане, но при этом документы скрыты грифом «Секретно». То есть доверять граждане могут лишь слову работника государственных органов. А оспаривание требований – «гадание на кофейной гуще», так как текст инструкции откроется лишь в судебном порядке.

Необязательность соблюдения

Согласно точке зрения ряда адвокатов, в каждом спорном случае, похожем на дело Кателевского, единственное верное решение – применять Конституцию РФ. Так, статья 15 гласит, что законы подлежат официальному публикованию. Неопубликованные законы применяться не могут. Каждый нормативный акт, который затрагивает права и обязанности граждан, не может применяться в случаях, когда официального публикования произведено не было.

По этой причине все внутренние положения, которые регламентируют деятельность ряда предприятия, обладают локальным характером. Действие их на третьих лиц не распространяется.

На деле обычно сталкиваются с иной ситуацией. Нередко официальные органы занимаются установлением особых требований документации, которая предоставляется на рассмотрение. К примеру, внутренними инструкциями определяется срок их действия, обязательные реквизиты. Но когда законы либо акты не имеют подобных требований, соблюдение их обязательным не является.

Но включенные в положения законные инструкции обязательно подлежат соблюдению, а оспариванию – нет. В прошлом году Верховный суд рассматривал дело по инструкции по судебному делопроизводству в районном судебном органе. Согласно ему, копию протокола разбирательства изготовляют по письменному ходатайству участников разбирательства и за их счет.

Подсудимый заявил, что требования противоречат Налоговому кодексу, поскольку с 2013 года никаких пошлин за данные действия не предусматривается. Но Верховный суд с этим мнением не был согласен, в иске было отказано. Инструкция отдельных норм не установила, она только воспроизвела Уголовно-процессуальный кодекс, статью 259.

Особенности работы

Нужно помнить о том, что никогда к информации для служебного пользования не относят законодательные акты, данные о ЧС, опасных ситуациях, все сведения, которые касаются безопасности граждан. Также в данную категорию включают описания структуры органов исполнительной власти, их адреса, порядки рассмотрения обращений, решения по ним, документы фондов, применяемые для реализации прав граждан.

Обращаются с соответствующими документы по строгому регламенту. Печатают и копируют документы ДСП в машинописном бюро. Учитывают каждый экземпляр документа. На последнем листе прописывают, сколько имеется в наличии копий.

После отпечатки всех страниц черновики и другие варианты отдают сотрудникам, занимающимся учетом. Далее они попросту уничтожаются, и данная процедура фиксируются в учетной форме.

В отношении соответствующих сведений в вооруженных силах РФ действует свое особое положение – приказ министра обороны РФ № 355.

Уничтожается дело с пометкой «ДСП» только по акту. И в учетной форме всегда прописывается ссылка на него. Передаваться документы могут лишь после одобрения данного действия руководителем организации. Когда ответственное лицо сменяет кто-либо другой, то акт приема-передачи обязательно утверждает руководство.

В ряде случаев необходимо снимать гриф «ДСП» с дел. В таком случае информацию о данной процедуре рассылают каждому адресату, уже получившему оригинал документации. Тогда ответственные лица зачеркивают соответствующую пометку и пишут дату, когда был издан приказ об этом, а также его номер и имя руководителя, распорядившегося таким образом.

В случае с военнослужащими при нарушении какого-либо этапа процедуры либо распространения сведений, содержащихся в документах для служебного пользования, применяются дисциплинарные либо другие установленные законом РФ взыскания.

Порой возникают ситуации, когда в отправленном конверте не оказывается соответствующей документации с грифом «Для служебного пользования». Тогда получивший такое отправление составляет 2 копии акта, и один из них высылает адресату. Если документы были высланы по ошибке, их обязательно отправляют обратно.

В нерабочее время соответствующую документацию принимают уполномоченные на то дежурные, которые не вскрывают письма, а отдают сотрудникам, наделенным необходимыми для этого правами и обязанностями. Запрещено передавать в нерабочее время в организацию документацию с грифом «ДСП», если она не имеет дежурного, работающего на постоянной основе.

Важно знать, что отправление корреспонденции с документацией для служебного пользования осуществляется только в конвертах либо упаковках. Ни в коем случае не должно быть в них прозрачных участков, через которые можно разобрать отрывки текста. Также запрещено на них указывать личные данные руководства.

Документы ДСП группируются в делах. Если дело не имело подобного грифа, но в него включили документацию с соответствующей пометкой, то оно все приобретает гриф «Для служебного пользования». Это в обязательном порядке фиксируют в номенклатуре текущего периода.

Если на предприятии появилось небольшое число документов ДСП, то номенклатура порой предусматривает формирование отдельного дела ДСП, в которое и включается вся соответствующая документация. Сроков хранения данного дела, как правило, не устанавливают. Однако в номенклатуру проставляют отметку «ЭК» — «экспертная комиссия».

Когда заканчивается формирование дела по документам ДСП, каждый лист тщательно изучает экспертная комиссия. Если она решает, что необходимо сгруппировать дело заново, то это немедленно осуществляется. Если у документации есть постоянный срок хранения, то она группируется отдельно, делу присваивают самостоятельное наименование.

Когда в деле документов ДСП есть документация лишь с временным сроком хранения, то его могут не группировать заново. Сроки его хранения устанавливают в соответствии с максимумом срока хранения документации, включенной в него. Гриф «Экспертная комиссия» замещается сроками хранения. Если они достигают 10 лет, то в деле должна содержаться внутренняя опись.

Никогда сведения из документов ДСП не разглашают в ходе публичных выступлений, в открытой печати и так далее. Но руководство организации может предоставить доступ к документам для служебного пользования представителям иных юридических лиц по своему желанию. В таких случаях понадобится письменный запрос от стороннего юридического лица на то.

Дела, связанные так или иначе с пометкой «Для служебного пользования», с разной периодичностью просматривают, выявляя, не нужно ли гриф с документации снять. Решение данного вопроса возложено на особую комиссию из сотрудников документационного обеспечения предприятия. Она и составляет акт в свободной форме, в котором содержится решение по данному вопросу.

О коммерческих организациях

Иные правила действуют в случаях, когда речь идет о коммерческих организациях. На них может присутствовать служебная тайна, но гриф «ДСП» на документы в них ставить нельзя. Это будет нарушением требований законодательных актов. На предприятиях коммерческой направленности пользуются лишь пометкой «Коммерческая тайна» либо «Конфиденциально».

К подобным сведениям может относиться любая информация, касающаяся техники производства, организации, экономики юридического лица. Они должны обладать коммерческой ценностью, а в случае получения их другими лицами последние понесут юридическую ответственность.