Как оформить регламент образец

Содержание

Евгений Севастьянов

Консультировал в области регулярного менеджмента более 70-ти компаний: от 10 до 9.000 человек (включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины). Ученик Александра Фридмана.

Один из соавторов книги "Социальные технологии Таллиннской школы менеджеров. Опыт успешного использования в бизнесе, менеджменте и частной жизни": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

кому: руководителям, топ-менеджерам, собственникам

Потаённая мечта руководителя

Закройте глаза. Откиньтесь на спину стула. Расслабьтесь и представьте себе следующую картину: Подчинённые пишут сами себе качественные инструкции и потом выполняют их.

Ну чем не мечта руководителя? О том, имеют ли эти фантазии отношение к реальности, я и расскажу.

«В предыдущих сериях. » или «Ещё раз, почему регламенты и алгоритмы выгодны руководителю»

В предыдущей статье “Система регламентов в компании как краеугольный камень эффективности руководителя” я подробно описал преимущества наличия системы регламентов. Повторение — мать учения. Поэтому привожу краткое содержание предыдущих серий.

Если сотрудник получает задание, которое он НЕ знает, “как выполнять” возможны два сценария:

  • Сделает “хрен знает как”.
  • Начнет всех спрашивать и отвлекать.

Поэтому конечная цель — регламентировать все возможные повторяющиеся действия. Практические примеры: инструкция по относу бланков офис-менеджеру, инструкция по поливу пальм, инструкция по мытью кружек и т.д.

Остановился я в прошлой статье на том, как делегировать написание регламентов своим подчиненным. Для этого необходимо разработать регламент по составлению регламентов и провести обучение.

На всякий случай напоминаю, что стратегические регламенты руководителю необходимо разрабатывать самому. А по тем регламентам, которые будут делегированы сотрудникам, — не лишним будет задать ключевые параметры и моменты, принципиально важные для руководителя.

Ниже я привожу выдержки из алгоритма по составлению регламентов “Открытой Студии”. Копируйте, вносите “поправку на ветер” и внедряйте у себя в компании. Пристегнули ремни? Тогда поехали!

Алгоритм «Открытой Студии» по составлению регламентов

Как и что необходимо регламентировать

Если Вы столкнулись с проблемой / задачей, и предсказуемо, что она может повторяться в дальнейшем — значит она должна быть Вами регламентирована!

Любая повторяющаяся задача должна быть Вами регламентирована!

Запишите проблему в специальную таблицу “Лист разработки / дополнений регламентов «Открытой Студии»” и сообщите о ней исполнительному директору. (сотрудник может самовольно приступить к реализации только для инструкций, за которые он ответственен).

Мелкие и некритичные недочёты могут быть отмечены с помощью комментариев в соответствующем документе регламента (только для регламентов в GoogleDocs).

Критерии хорошего регламента

Регламент должен быть написан языком “блондинки”, т.е. как можно более наглядным. Желательно сопровождаться скриншотами.

Важно! Если человек, которого мы сочли годным для этой работы, смог взяв в руки инструкцию в первый раз в жизни, сделать эту работу на “хорошо”, то инструкция хорошая, иначе — плохая.

Не забыть внести поправки в регламенты, находящиеся “сверху”, “снизу” и “сбоку” (изменился процесс у смежного объекта).

Если есть идея значительного изменения регламента, то для её оценки можно воспользоваться методикой “сплав по реке”:

  • “Пройти вниз” по всем инструкция и определить последствия планируемых изменений.
  • Если всё “ОК”, то обновить все смежные регламенты. Желательно, чтобы изменения вступили в действие в один день.

Алгоритм написания пошаговой инструкции

  1. Описать инициирующее событие.
  2. Описать процедуры и операции в верном порядке (используем принцип “Декомпозиции”)
    • Процедура: единство времени и действия, одна цель (пример для продавца киоска: отпереть киоск утром, отмазаться от проверяющего и т.д.). Состоит из операций.
    • Операция: отключение сигнализации, отпирание входной двери и т.д. (единичное действие).
    • Описать ветвления:
      • Необходимо проставлять кросс-ссылки на другие документы (см. ниже “Разделение регламентов и ссылки на дополнительные регламенты”).
      • Использовать уже готовые регламенты и ссылаться на них, а не копировать их содержимое (чтобы избегать одновременного внесения изменений в 2 и более документа одновременно).
      • Добавить дополнительную информацию.
        • Нормирование операций по времени.
        • Стандарты на реплики.
        • Стандарты на внешний вид.
        • Стандартная реакция на сбои и аварии. Хорошо дополняется чек-листом, который предупреждает все этим самые сбои и аварии. Пример чек-листа для компании, которая ищет подрядчиков на SEO-продвижение.
        • и т.д.
        • Правила:
          • Японское правило: “Одна картинка стоит тысячи слов”
            • Снабжайте регламент поясняющими скриншотами, иллюстрациями, картинками, фотографиями, схемами, образцами бланков, видео-инструкциями.
            • Выстраивать “Цепочки контроля” (если подразумевается, что работу выполняют последовательно несколько людей, и кто-то получает на вход результаты от другого)
              • Каждый сотрудник, начиная со второго и дальше, перед тем как выполнить свою работу, проверяет работу выполненную перед ним.
              • Кого необходимо наказывать в случае обнаружения “брака”? Ответ: того, кто допустил брак / косяк, и того, кто его работу не проверил.
              • Самопроверка: прочитать регламент, попробовать выполнить самому, руководствуясь только регламентом.
              • Исправить найденные ошибки.
              • Учесть руководителей, подчиненных, партнеров:
                • Кому подчиняешься ты, кто подчиняется тебе.
                • Задать пределы компетенции.
                • Процедура завершения: как я сообщаю что работа закончена, и ее результаты можно забрать.
                • Сухой остаток: что должно стать результатом выполненного инструкции.
                • Дать инструкцию на изучение и утверждение исполнительному директору.

                Методика проверки инструкции исполнительным директором

                • Проверить соблюдение “Правила оформления регламента” (см. ниже).
                • Выполнить то, что описано в инструкции, либо посадить перед собой человека-тестера (который желательно никогда в жизни эту работу не делал) и рядом с ним наблюдать за всеми его косяками и вопросами. Фиксировать всё. По итогам поставить задачу на доработку инструкции либо дополнить её самому.

                Ввод в действие регламентов

                • Замена копий, объявление инструктаж.
                • При замене инструкции: указать места, где она поменялась.
                • Экзамен на допуск к работе по новой инструкции.
                • Кто НЕ сдал экзамен, тот идет в неоплачиваемый отпуск изучать лучше :-)
                • Более подробно читайте “Как нужно вводить в действие регламенты: сюрпризом или планово?”
                Читайте также:  Как ездить на авто с армянскими номерами

                Правила оформления регламента

                • Для каждого регламента необходимо создать автоматическое оглавление (в GoogleDocs: “Insert” → “Table of contents”)
                • Частицу “не” необходимо писать большими буквами и выделять жирным, получится: “НЕ”
                • Соблюдать иерархию в заголовках
                , заголовок

                Ветвление регламентов и ссылки на дополнительные регламенты (на примере сервиса Google Docs)

                Если информация переносится из одного регламента в другой, то необходимо оставить основной заголовок + надпись наподобие “Все вопросы по заключению договоров см. документ “Работа c договорами и официальными документами в «Открытой Студии»”.

                Правила работы с кросс-ссылками в регламентах

                • установка локальных ссылок в документе
                • выделить заголовок, на который планируешь ссылаться
                • выбрать в верхнем меню “Insert → Bookmark”
                • перейти на место, откуда будешь ссылаться в том же документе
                • выделить анкор (текст ссылки) и выбрать “Insert → Link → Bookmarks”.
              • установка глобальных ссылок на другие документы
                • Необходимо использовать текст (анкор) для ссылки, а не постить url-ссылки.
                • в качестве текста ссылки необходимо взять название документа + заголовок, на который будет переход в другом документе.
                • для того чтобы в документе, куда ведёт ссылка, произошёл переход именно в нужно место, необходимо в нём сначала кликнуть по искомому заголовку в оглавлении и только после этого можно скопировать эту ссылку из строки браузера для вставки.
                • Кстати, глобальные ссылки в GDocs при перемещении документов между папками и переименовании документов СОХРАНЯЮТСЯ.
                • Разработка шаблонов документов

                  Шаблоны документов требуются, когда регламент подразумевает действия по созданию новых документов, отчётов и какой-либо формализации результатов. При этом документы-результаты могут быть унифицированы. Момент важный, т.к. в противном случае каждый будет создавать документы на своё усмотрение и по своему внутреннему пониманию их итогового качества.

                  • Решение о разработке шаблона документа Сотрудник согласовывает с исполнительным директором, как и сам итоговый результат на выходе.
                  • Самостоятельное изменение существующих шаблонов документов запрещается без согласования планируемых правок с исполнительным директором.
                  • Если возникла идея дополнить шаблон, то её надо записывать в специальную таблицу “Лист разработки / дополнений регламентов «Открытой Студии»” и после этого обсуждать с исполнительным директором:
                  • Все новые документы необходимо создавать на основе шаблонов, а НЕ на основе аналогичных документов, разработанных ранее. Так как шаблон постоянно дорабатывается, то он всегда актуальнее.

                  Чуть было не забыл о бонусе — по доброй традиции, всем, кто напишет мне через социальные сети и оставит комментарий к статье о своём опыте регламентации, — вышлю пример нашего регламента по оценке рабочего отчёта сотрудника по итогам рабочего дня.

                  На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного – вполне вероятно.

                  В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ – контроля исполнения задач по документам.

                  РЕГЛАМЕНТ КАК ДОКУМЕНТ

                  Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003*. На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

                  Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

                  Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

                  Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

                  Какие процессы подлежат регламентации?

                  Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:

                  • регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
                  • любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
                  • подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
                  • внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления – целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

                  Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

                  СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ РЕГЛАМЕНТА

                  Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

                  1. Общие положения.
                  2. Термины, определения, сокращения.
                  3. Описание процесса.
                  4. Ответственность.
                  5. Контроль.

                  Подробнее содержание разделов регламента представлено в таблице.

                  Раздел

                  Содержание раздела

                  • Назначение регламента (Настоящий регламент определяет порядок…);
                  • область применения: объекты или работники организации, которых касается регламент;
                  • нормативные документы, на основании которых разработан регламент (если они есть);
                  • порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента

                  Термины, определения, сокращения

                  Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента.

                  Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы

                  Читайте также:  Как использовать мат капитал при покупке квартиры

                  Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действие и результат

                  Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (дисциплинарная, административная, уголовная). Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников

                  Указание Ф.И.О. должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента, а также, при необходимости, средства контроля

                  ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ РЕГЛАМЕНТА

                  К числу основных реквизитов документа относят:

                  • наименование организации;
                  • дату и номер документа, место его составления;
                  • гриф утверждения;
                  • наименование документа;
                  • текст документа;
                  • приложение (если есть);
                  • визы согласования.

                  Кстати

                  МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

                  В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.

                  То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае – процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.

                  На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.

                  ПОРЯДОК РАБОТЫ НАД РЕГЛАМЕНТОМ

                  Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом. Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии.

                  Утверждение регламента может производиться несколькими способами:

                  1. напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);
                  2. косвенно (путем издания приказа) (см. Пример 1). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.

                  Пример 1

                  Приказ об утверждении и введении в действие
                  регламентов бизнес-процессов

                  Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
                  (ООО «Перспектива»)

                  ПРИКАЗ

                  Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов

                  В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива»

                  1. Утвердить и ввести в действие с 01.08.2014 регламенты следующих бизнес-процессов:

                  1.1. Регистрация и учет документов.

                  1.2. Контроль исполнения документов.

                  1.3. Хранение и поиск документов.

                  2. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. 1 данного приказа, административного директора Легостаева А.В.

                  3. Начальнику канцелярии Паршиной В.К. обеспечить ознакомление работников ООО «Перспектива» с настоящим приказом под роспись и передать копии утвержденных регламентов в структурные подразделения ООО «Перспектива» до 30.07.2014.

                  4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

                  Генеральный директор Максимов Д.А. Максимов

                  С приказом ознакомлены:

                  Легостаев А.В. Легостаев 24.07.2014

                  Паршина В.К. Паршина 24.07.2014

                  П.А. Карпенко

                  Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2.

                  Пример 2

                  Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

                  Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
                  (ООО «Перспектива»)

                  Приказом генерального директора

                  от 23.07.2014 № 456-Пр

                  РЕГЛАМЕНТ №7
                  бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

                  1. Общие положения

                  1.1. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее – Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» (далее – Организация).

                  1.2. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.

                  1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.

                  1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.

                  2. Термины, определения, сокращения

                  2.1. В Регламенте используются следующие термины и определения:

                  Автор задачи – работник, направивший исполнителю электронное сообщение, содержащее задание.

                  Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

                  Задание – поручение руководителя.

                  Задача – см. задание.

                  Исполнитель – работник Организации, которому поручено исполнение задачи.

                  Контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.

                  Ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым.

                  Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

                  Руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию.

                  Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:

                  – с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока;

                  – без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение 30 дней;

                  – без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней;

                  – без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение 10 дней.

                  3. Описание процесса

                  3.1. Постановка документа на контроль.

                  3.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

                  3.1.2. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.

                  В резолюции указываются:

                  – срок исполнения задачи;

                  – при необходимости – содержание задачи.

                  3.1.3. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора (далее – Секретари) готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле».

                  3.1.4. Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю.

                  3.1.5. В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении.

                  3.1.6. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи уведомление о ее получении.

                  3.1.7. В случае если исполнитель получает задание, содержание которого находится за пределами его компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания. Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции.

                  Читайте также:  Подарки детям от организации до какого возраста

                  3.2. Выполнение задания.

                  3.2.1. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок.

                  3.2.2. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.

                  3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

                  3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа.

                  3.3. Отчет о выполнении задания.

                  3.3.1. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.

                  3.3.2. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело.

                  3.3.3. В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи. О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

                  3.3.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.

                  3.4. Формирование отчета о выполнении задач.

                  3.4.1. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю.

                  В отчете указывается:

                  – общее количество поставленных задач за отчетный период;

                  – количество выполненных задач;

                  – количество задач с продленным сроком исполнения;

                  – количество задач, не выполненных в срок.

                  При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.

                  4. Ответственность

                  Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

                  5. Контроль

                  Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации.

                  *Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждены Росархивом).

                  Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

                  Ваш сотрудник одновременно учится под руководством куратора и выполняет реальную работу над Вашим бизнес-процессом. Часто курс окупается экономическим эффектом уже во время обучения.
                  → Читать программу курса

                  Регламент процесса "Процесс"

                  1. Общие положения

                  1.1. Область применения

                  Если регламент распространяется не на все подразделения, документы и т.п.

                  1.2. Термины и сокращенные наименования, используемые в настоящем Регламенте

                  Определение значимых и непонятных терминов (не всех, используемых в регламенте, а только тех, что непонятны читающему), а также расшифровка сокращений, кроме кодовых обозначений должностей.

                  Если у Вас несколько процессов, векомендуем завести глоссарий, и не вписывать названия и определения в каждый регламент.

                  Сокращения терминов можно вводить в тексте регламента в скобках по следующему образцу: «Полное наименование (далее – сокращенное наименование)». Второй вариант – делать сноски внизу той страницы, где впервые использован термин, так лучше читается.

                  2. Процесс

                  Этот раздел представляет собой сокращенное Положение о процессе (без воды).

                  2.1. Цель и результат процесса, требования к результату и показатели его эффективности

                  Этот раздел заполняется на основании карточки процесса. Например:

                  2.1.1. Цели процесса ремонта оборудования:
                  — поддержание оборудования в рабочем состоянии с минимальными затратами,
                  — продление срока службы оборудования.

                  Требования к результату:
                  • Отремонтированное оборудование работает исправно;
                  • Время простоя оборудования не превышает установленного регламентом срока;
                  • Себестоимость ремонта в пределах запланированных средств;
                  • Заинтересованные сотрудники проинформированы о начале ремонта (не менее чем за 1 сутки) и окончании ремонта (немедленно по окончании).

                  Показатели эффективности:
                  • Время простоев;
                  • Срок службы оборудования;
                  • Затраты на ремонт и обслуживание.

                  2.2. Входы и выходы процесса, условия начала процесса

                  Этот раздел описывает условия начала и окончания процесса. Например:

                  Вход: служебная записка от РП о начале тендера
                  Выход: подписанный договор передан в бухгалтерию, материалы тендера переданы в архив.
                  Срок:

                  Условия:
                  Если есть какие-либо ограничения или условия, например:
                  Тендеры проводятся на все внутренние и внешние работы на сумму свыше 100 000 рублей. Работы на сумму менее 100 000 рублей заказываются РП самостоятельно без тендера. Порядок заключения договоров описан в регламенте "Заключение договора".

                  Либо если для начала процесса помимо основного входа (условия начала) нужны дополнительные входы: документы, информация и т.п.

                  2.3. Участники процесса

                  2.2.1. Владелец процесса – (кто отвечает за результат и ход процесса, см. в глоссарии).

                  2.2.1. Ответственные за элементы процесса:

                  2.3. Процедуры процесса

                  Здесь изображается последовательность и взаимосвязь процедур процесса, например:

                  2.7. Сферы ответственности участников

                  Здесь перечислено, кто из участников за что отвечает, например так, либо в форме матрицы распределения ответственности:

                  3. Правила

                  В данный раздел включаются правила, связанные с данным процессом.
                  Например (пример кусочка правил из регламента документооборота):

                  Сюда сотрудники смогут добавлять и новые правила, о которых они договорились. Сюда же должна быть включена информация из всех приказов, относящихся к данному процессу.

                  4.Процедуры процесса

                  Этот раздел представляет собой описание каждой процедуры процесса в виде: схема + таблица операций + результат + требования к промежуточным результатам. Например:

                  Далее идёт описание каждой процедуры в виде таблицы: каждая операция описывается одной строкой таблицы.

                  Также в регламенте описываются документы. Они либо описываются после каждой процедуры (пишем требования к каждому документу, который упоминается в процедуре), либо выносятся в одтильный раздел.

                  Кроме требований к документам, в качестве приложений к регламенту идут бланки документов (приложения, бланки, формы и т.п. предоставляются Заказчиком).

                  Получайте полезные материалы

                  Наша рассылка "Приёмы и методы настройки бизнеса"

                  Выходит 1 раз в месяц:

                  → Новые статьи в Базе знаний
                  → Кейсы и примеры из практики
                  → Инфографика
                  → Чеклисты

                  Понравилась статья? Поделить с друзьями:
                  Добавить комментарий

                  ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

                  Как оформить регламент образец

                  Содержание

                  Евгений Севастьянов

                  Консультировал в области регулярного менеджмента более 70-ти компаний: от 10 до 9.000 человек (включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины). Ученик Александра Фридмана.

                  Один из соавторов книги "Социальные технологии Таллиннской школы менеджеров. Опыт успешного использования в бизнесе, менеджменте и частной жизни": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

                  кому: руководителям, топ-менеджерам, собственникам

                  Потаённая мечта руководителя

                  Закройте глаза. Откиньтесь на спину стула. Расслабьтесь и представьте себе следующую картину: Подчинённые пишут сами себе качественные инструкции и потом выполняют их.

                  Ну чем не мечта руководителя? О том, имеют ли эти фантазии отношение к реальности, я и расскажу.

                  «В предыдущих сериях. » или «Ещё раз, почему регламенты и алгоритмы выгодны руководителю»

                  В предыдущей статье “Система регламентов в компании как краеугольный камень эффективности руководителя” я подробно описал преимущества наличия системы регламентов. Повторение — мать учения. Поэтому привожу краткое содержание предыдущих серий.

                  Если сотрудник получает задание, которое он НЕ знает, “как выполнять” возможны два сценария:

                  • Сделает “хрен знает как”.
                  • Начнет всех спрашивать и отвлекать.

                  Поэтому конечная цель — регламентировать все возможные повторяющиеся действия. Практические примеры: инструкция по относу бланков офис-менеджеру, инструкция по поливу пальм, инструкция по мытью кружек и т.д.

                  Остановился я в прошлой статье на том, как делегировать написание регламентов своим подчиненным. Для этого необходимо разработать регламент по составлению регламентов и провести обучение.

                  На всякий случай напоминаю, что стратегические регламенты руководителю необходимо разрабатывать самому. А по тем регламентам, которые будут делегированы сотрудникам, — не лишним будет задать ключевые параметры и моменты, принципиально важные для руководителя.

                  Ниже я привожу выдержки из алгоритма по составлению регламентов “Открытой Студии”. Копируйте, вносите “поправку на ветер” и внедряйте у себя в компании. Пристегнули ремни? Тогда поехали!

                  Алгоритм «Открытой Студии» по составлению регламентов

                  Как и что необходимо регламентировать

                  Если Вы столкнулись с проблемой / задачей, и предсказуемо, что она может повторяться в дальнейшем — значит она должна быть Вами регламентирована!

                  Любая повторяющаяся задача должна быть Вами регламентирована!

                  Запишите проблему в специальную таблицу “Лист разработки / дополнений регламентов «Открытой Студии»” и сообщите о ней исполнительному директору. (сотрудник может самовольно приступить к реализации только для инструкций, за которые он ответственен).

                  Мелкие и некритичные недочёты могут быть отмечены с помощью комментариев в соответствующем документе регламента (только для регламентов в GoogleDocs).

                  Критерии хорошего регламента

                  Регламент должен быть написан языком “блондинки”, т.е. как можно более наглядным. Желательно сопровождаться скриншотами.

                  Важно! Если человек, которого мы сочли годным для этой работы, смог взяв в руки инструкцию в первый раз в жизни, сделать эту работу на “хорошо”, то инструкция хорошая, иначе — плохая.

                  Не забыть внести поправки в регламенты, находящиеся “сверху”, “снизу” и “сбоку” (изменился процесс у смежного объекта).

                  Если есть идея значительного изменения регламента, то для её оценки можно воспользоваться методикой “сплав по реке”:

                  • “Пройти вниз” по всем инструкция и определить последствия планируемых изменений.
                  • Если всё “ОК”, то обновить все смежные регламенты. Желательно, чтобы изменения вступили в действие в один день.

                  Алгоритм написания пошаговой инструкции

                  1. Описать инициирующее событие.
                  2. Описать процедуры и операции в верном порядке (используем принцип “Декомпозиции”)
                    • Процедура: единство времени и действия, одна цель (пример для продавца киоска: отпереть киоск утром, отмазаться от проверяющего и т.д.). Состоит из операций.
                    • Операция: отключение сигнализации, отпирание входной двери и т.д. (единичное действие).
                    • Описать ветвления:
                      • Необходимо проставлять кросс-ссылки на другие документы (см. ниже “Разделение регламентов и ссылки на дополнительные регламенты”).
                      • Использовать уже готовые регламенты и ссылаться на них, а не копировать их содержимое (чтобы избегать одновременного внесения изменений в 2 и более документа одновременно).
                      • Добавить дополнительную информацию.
                        • Нормирование операций по времени.
                        • Стандарты на реплики.
                        • Стандарты на внешний вид.
                        • Стандартная реакция на сбои и аварии. Хорошо дополняется чек-листом, который предупреждает все этим самые сбои и аварии. Пример чек-листа для компании, которая ищет подрядчиков на SEO-продвижение.
                        • и т.д.
                        • Правила:
                          • Японское правило: “Одна картинка стоит тысячи слов”
                            • Снабжайте регламент поясняющими скриншотами, иллюстрациями, картинками, фотографиями, схемами, образцами бланков, видео-инструкциями.
                            • Выстраивать “Цепочки контроля” (если подразумевается, что работу выполняют последовательно несколько людей, и кто-то получает на вход результаты от другого)
                              • Каждый сотрудник, начиная со второго и дальше, перед тем как выполнить свою работу, проверяет работу выполненную перед ним.
                              • Кого необходимо наказывать в случае обнаружения “брака”? Ответ: того, кто допустил брак / косяк, и того, кто его работу не проверил.
                              • Самопроверка: прочитать регламент, попробовать выполнить самому, руководствуясь только регламентом.
                              • Исправить найденные ошибки.
                              • Учесть руководителей, подчиненных, партнеров:
                                • Кому подчиняешься ты, кто подчиняется тебе.
                                • Задать пределы компетенции.
                                • Процедура завершения: как я сообщаю что работа закончена, и ее результаты можно забрать.
                                • Сухой остаток: что должно стать результатом выполненного инструкции.
                                • Дать инструкцию на изучение и утверждение исполнительному директору.

                                Методика проверки инструкции исполнительным директором

                                • Проверить соблюдение “Правила оформления регламента” (см. ниже).
                                • Выполнить то, что описано в инструкции, либо посадить перед собой человека-тестера (который желательно никогда в жизни эту работу не делал) и рядом с ним наблюдать за всеми его косяками и вопросами. Фиксировать всё. По итогам поставить задачу на доработку инструкции либо дополнить её самому.

                                Ввод в действие регламентов

                                • Замена копий, объявление инструктаж.
                                • При замене инструкции: указать места, где она поменялась.
                                • Экзамен на допуск к работе по новой инструкции.
                                • Кто НЕ сдал экзамен, тот идет в неоплачиваемый отпуск изучать лучше :-)
                                • Более подробно читайте “Как нужно вводить в действие регламенты: сюрпризом или планово?”
                                Читайте также:  Выписка из егрюл что это такое

                                Правила оформления регламента

                                • Для каждого регламента необходимо создать автоматическое оглавление (в GoogleDocs: “Insert” → “Table of contents”)
                                • Частицу “не” необходимо писать большими буквами и выделять жирным, получится: “НЕ”
                                • Соблюдать иерархию в заголовках
                                , заголовок

                                Ветвление регламентов и ссылки на дополнительные регламенты (на примере сервиса Google Docs)

                                Если информация переносится из одного регламента в другой, то необходимо оставить основной заголовок + надпись наподобие “Все вопросы по заключению договоров см. документ “Работа c договорами и официальными документами в «Открытой Студии»”.

                                Правила работы с кросс-ссылками в регламентах

                                • установка локальных ссылок в документе
                                • выделить заголовок, на который планируешь ссылаться
                                • выбрать в верхнем меню “Insert → Bookmark”
                                • перейти на место, откуда будешь ссылаться в том же документе
                                • выделить анкор (текст ссылки) и выбрать “Insert → Link → Bookmarks”.
                              • установка глобальных ссылок на другие документы
                                • Необходимо использовать текст (анкор) для ссылки, а не постить url-ссылки.
                                • в качестве текста ссылки необходимо взять название документа + заголовок, на который будет переход в другом документе.
                                • для того чтобы в документе, куда ведёт ссылка, произошёл переход именно в нужно место, необходимо в нём сначала кликнуть по искомому заголовку в оглавлении и только после этого можно скопировать эту ссылку из строки браузера для вставки.
                                • Кстати, глобальные ссылки в GDocs при перемещении документов между папками и переименовании документов СОХРАНЯЮТСЯ.
                                • Разработка шаблонов документов

                                  Шаблоны документов требуются, когда регламент подразумевает действия по созданию новых документов, отчётов и какой-либо формализации результатов. При этом документы-результаты могут быть унифицированы. Момент важный, т.к. в противном случае каждый будет создавать документы на своё усмотрение и по своему внутреннему пониманию их итогового качества.

                                  • Решение о разработке шаблона документа Сотрудник согласовывает с исполнительным директором, как и сам итоговый результат на выходе.
                                  • Самостоятельное изменение существующих шаблонов документов запрещается без согласования планируемых правок с исполнительным директором.
                                  • Если возникла идея дополнить шаблон, то её надо записывать в специальную таблицу “Лист разработки / дополнений регламентов «Открытой Студии»” и после этого обсуждать с исполнительным директором:
                                  • Все новые документы необходимо создавать на основе шаблонов, а НЕ на основе аналогичных документов, разработанных ранее. Так как шаблон постоянно дорабатывается, то он всегда актуальнее.

                                  Чуть было не забыл о бонусе — по доброй традиции, всем, кто напишет мне через социальные сети и оставит комментарий к статье о своём опыте регламентации, — вышлю пример нашего регламента по оценке рабочего отчёта сотрудника по итогам рабочего дня.

                                  На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного – вполне вероятно.

                                  В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ – контроля исполнения задач по документам.

                                  РЕГЛАМЕНТ КАК ДОКУМЕНТ

                                  Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003*. На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

                                  Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

                                  Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

                                  Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

                                  Какие процессы подлежат регламентации?

                                  Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:

                                  • регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
                                  • любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
                                  • подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
                                  • внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления – целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

                                  Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

                                  СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ РЕГЛАМЕНТА

                                  Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

                                  1. Общие положения.
                                  2. Термины, определения, сокращения.
                                  3. Описание процесса.
                                  4. Ответственность.
                                  5. Контроль.

                                  Подробнее содержание разделов регламента представлено в таблице.

                                  Раздел

                                  Содержание раздела

                                  • Назначение регламента (Настоящий регламент определяет порядок…);
                                  • область применения: объекты или работники организации, которых касается регламент;
                                  • нормативные документы, на основании которых разработан регламент (если они есть);
                                  • порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента

                                  Термины, определения, сокращения

                                  Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента.

                                  Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы

                                  Читайте также:  Сетевой фильтр это основное средство или материалы

                                  Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действие и результат

                                  Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (дисциплинарная, административная, уголовная). Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников

                                  Указание Ф.И.О. должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента, а также, при необходимости, средства контроля

                                  ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ РЕГЛАМЕНТА

                                  К числу основных реквизитов документа относят:

                                  • наименование организации;
                                  • дату и номер документа, место его составления;
                                  • гриф утверждения;
                                  • наименование документа;
                                  • текст документа;
                                  • приложение (если есть);
                                  • визы согласования.

                                  Кстати

                                  МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

                                  В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.

                                  То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае – процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.

                                  На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.

                                  ПОРЯДОК РАБОТЫ НАД РЕГЛАМЕНТОМ

                                  Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом. Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии.

                                  Утверждение регламента может производиться несколькими способами:

                                  1. напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);
                                  2. косвенно (путем издания приказа) (см. Пример 1). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.

                                  Пример 1

                                  Приказ об утверждении и введении в действие
                                  регламентов бизнес-процессов

                                  Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
                                  (ООО «Перспектива»)

                                  ПРИКАЗ

                                  Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов

                                  В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива»

                                  1. Утвердить и ввести в действие с 01.08.2014 регламенты следующих бизнес-процессов:

                                  1.1. Регистрация и учет документов.

                                  1.2. Контроль исполнения документов.

                                  1.3. Хранение и поиск документов.

                                  2. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. 1 данного приказа, административного директора Легостаева А.В.

                                  3. Начальнику канцелярии Паршиной В.К. обеспечить ознакомление работников ООО «Перспектива» с настоящим приказом под роспись и передать копии утвержденных регламентов в структурные подразделения ООО «Перспектива» до 30.07.2014.

                                  4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

                                  Генеральный директор Максимов Д.А. Максимов

                                  С приказом ознакомлены:

                                  Легостаев А.В. Легостаев 24.07.2014

                                  Паршина В.К. Паршина 24.07.2014

                                  П.А. Карпенко

                                  Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2.

                                  Пример 2

                                  Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

                                  Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
                                  (ООО «Перспектива»)

                                  Приказом генерального директора

                                  от 23.07.2014 № 456-Пр

                                  РЕГЛАМЕНТ №7
                                  бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

                                  1. Общие положения

                                  1.1. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее – Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» (далее – Организация).

                                  1.2. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.

                                  1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.

                                  1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.

                                  2. Термины, определения, сокращения

                                  2.1. В Регламенте используются следующие термины и определения:

                                  Автор задачи – работник, направивший исполнителю электронное сообщение, содержащее задание.

                                  Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

                                  Задание – поручение руководителя.

                                  Задача – см. задание.

                                  Исполнитель – работник Организации, которому поручено исполнение задачи.

                                  Контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.

                                  Ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым.

                                  Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

                                  Руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию.

                                  Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:

                                  – с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока;

                                  – без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение 30 дней;

                                  – без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней;

                                  – без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение 10 дней.

                                  3. Описание процесса

                                  3.1. Постановка документа на контроль.

                                  3.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

                                  3.1.2. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.

                                  В резолюции указываются:

                                  – срок исполнения задачи;

                                  – при необходимости – содержание задачи.

                                  3.1.3. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора (далее – Секретари) готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле».

                                  3.1.4. Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю.

                                  3.1.5. В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении.

                                  3.1.6. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи уведомление о ее получении.

                                  3.1.7. В случае если исполнитель получает задание, содержание которого находится за пределами его компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания. Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции.

                                  Читайте также:  Является ли адрес проживания персональными данными

                                  3.2. Выполнение задания.

                                  3.2.1. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок.

                                  3.2.2. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.

                                  3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

                                  3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа.

                                  3.3. Отчет о выполнении задания.

                                  3.3.1. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.

                                  3.3.2. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело.

                                  3.3.3. В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи. О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

                                  3.3.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.

                                  3.4. Формирование отчета о выполнении задач.

                                  3.4.1. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю.

                                  В отчете указывается:

                                  – общее количество поставленных задач за отчетный период;

                                  – количество выполненных задач;

                                  – количество задач с продленным сроком исполнения;

                                  – количество задач, не выполненных в срок.

                                  При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.

                                  4. Ответственность

                                  Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

                                  5. Контроль

                                  Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации.

                                  *Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждены Росархивом).

                                  Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

                                  Ваш сотрудник одновременно учится под руководством куратора и выполняет реальную работу над Вашим бизнес-процессом. Часто курс окупается экономическим эффектом уже во время обучения.
                                  → Читать программу курса

                                  Регламент процесса "Процесс"

                                  1. Общие положения

                                  1.1. Область применения

                                  Если регламент распространяется не на все подразделения, документы и т.п.

                                  1.2. Термины и сокращенные наименования, используемые в настоящем Регламенте

                                  Определение значимых и непонятных терминов (не всех, используемых в регламенте, а только тех, что непонятны читающему), а также расшифровка сокращений, кроме кодовых обозначений должностей.

                                  Если у Вас несколько процессов, векомендуем завести глоссарий, и не вписывать названия и определения в каждый регламент.

                                  Сокращения терминов можно вводить в тексте регламента в скобках по следующему образцу: «Полное наименование (далее – сокращенное наименование)». Второй вариант – делать сноски внизу той страницы, где впервые использован термин, так лучше читается.

                                  2. Процесс

                                  Этот раздел представляет собой сокращенное Положение о процессе (без воды).

                                  2.1. Цель и результат процесса, требования к результату и показатели его эффективности

                                  Этот раздел заполняется на основании карточки процесса. Например:

                                  2.1.1. Цели процесса ремонта оборудования:
                                  — поддержание оборудования в рабочем состоянии с минимальными затратами,
                                  — продление срока службы оборудования.

                                  Требования к результату:
                                  • Отремонтированное оборудование работает исправно;
                                  • Время простоя оборудования не превышает установленного регламентом срока;
                                  • Себестоимость ремонта в пределах запланированных средств;
                                  • Заинтересованные сотрудники проинформированы о начале ремонта (не менее чем за 1 сутки) и окончании ремонта (немедленно по окончании).

                                  Показатели эффективности:
                                  • Время простоев;
                                  • Срок службы оборудования;
                                  • Затраты на ремонт и обслуживание.

                                  2.2. Входы и выходы процесса, условия начала процесса

                                  Этот раздел описывает условия начала и окончания процесса. Например:

                                  Вход: служебная записка от РП о начале тендера
                                  Выход: подписанный договор передан в бухгалтерию, материалы тендера переданы в архив.
                                  Срок:

                                  Условия:
                                  Если есть какие-либо ограничения или условия, например:
                                  Тендеры проводятся на все внутренние и внешние работы на сумму свыше 100 000 рублей. Работы на сумму менее 100 000 рублей заказываются РП самостоятельно без тендера. Порядок заключения договоров описан в регламенте "Заключение договора".

                                  Либо если для начала процесса помимо основного входа (условия начала) нужны дополнительные входы: документы, информация и т.п.

                                  2.3. Участники процесса

                                  2.2.1. Владелец процесса – (кто отвечает за результат и ход процесса, см. в глоссарии).

                                  2.2.1. Ответственные за элементы процесса:

                                  2.3. Процедуры процесса

                                  Здесь изображается последовательность и взаимосвязь процедур процесса, например:

                                  2.7. Сферы ответственности участников

                                  Здесь перечислено, кто из участников за что отвечает, например так, либо в форме матрицы распределения ответственности:

                                  3. Правила

                                  В данный раздел включаются правила, связанные с данным процессом.
                                  Например (пример кусочка правил из регламента документооборота):

                                  Сюда сотрудники смогут добавлять и новые правила, о которых они договорились. Сюда же должна быть включена информация из всех приказов, относящихся к данному процессу.

                                  4.Процедуры процесса

                                  Этот раздел представляет собой описание каждой процедуры процесса в виде: схема + таблица операций + результат + требования к промежуточным результатам. Например:

                                  Далее идёт описание каждой процедуры в виде таблицы: каждая операция описывается одной строкой таблицы.

                                  Также в регламенте описываются документы. Они либо описываются после каждой процедуры (пишем требования к каждому документу, который упоминается в процедуре), либо выносятся в одтильный раздел.

                                  Кроме требований к документам, в качестве приложений к регламенту идут бланки документов (приложения, бланки, формы и т.п. предоставляются Заказчиком).

                                  Получайте полезные материалы

                                  Наша рассылка "Приёмы и методы настройки бизнеса"

                                  Выходит 1 раз в месяц:

                                  → Новые статьи в Базе знаний
                                  → Кейсы и примеры из практики
                                  → Инфографика
                                  → Чеклисты

                                  Понравилась статья? Поделить с друзьями:
                                  Добавить комментарий

                                  ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

                                  Adblock detector