Какой отступ должен быть в документах

Шрифт текста и параметры страницы

Для текстовой документации предусмотрены шрифты по ГОСТу для word. Отступать от норм недопустимо.

• Times New Roman, размер не меньше 12;
• Verdana, размеры 12 и 13;
• Calibri, размер 12;
• Arial, размеры 12 и 13;

При написании курсовой, дипломной работы и рефератов используют стандартный шрифт документа Word — Times New Roman 14. При использовании различной информации (формул, терминов), которую следует выделить, разрешено применение любого шрифта. Использование полужирного шрифта не допускается.

Перед началом работы нужно выставить параметры страницы по ГОСТу в Ворде.

• Поля в ворде по ГОСТу;
• Красная строка (абзац);
• Размер бумаги;
• Ориентация «Альбомная»;
• Разметки.

Поля и отступы

Межгосударственным форматом предусмотрены стандартные поля в Word и отступы. Отступ в каждом абзаце должен равняться 1,27 сантиметрам. Размеры полей по ГОСТу в текстовых документах должны отвечать следующим параметрам: верхнее и нижнее — 2 сантиметра, правое — 1 сантиметр, левое — 3 сантиметра.

Межстрочный интервал

При печатании текстов необходимо придерживаться интервала 1−1,5. Указанная норма увеличивается до двух для документов, у которых при издании масштаб становится меньше. Пробел между словами — один. Разделяются буквы простым интервалом.

Оформление заголовка и подзаголовка

Все заголовки должны быть расположены в середине строки. Заголовки разделяют тройным интервалом сверху и снизу. ГОСТом рекомендовано каждую главу (раздел) начинать со следующей страницы. Также должны соблюдаться следующие условия:

• Нумерование цифрами каждого раздела и подраздела по всему основному документу.
• Разделы и подразделы всегда должны именоваться: недопустимо оставлять пустые строки.
• Обозначаются подзаголовки таким образом: нумеруется заголовок по порядку, затем через точку пишется номер по порядку подзаголовка (после номера заголовка и подзаголовка точки не ставятся).
• Подразделы и разделы начинаются с абзаца и с большой буквы (в конце точка не ставится).
• Если раздел состоит из двух предложений, то между ними обязательно ставится точка.
• Запрещено переносить слова.
• Введение и заключение нумерации не подлежат.

Нумерация листов

Все страницы текстового документа должны быть пронумерованы в обязательном порядке. Нумерации подлежит и титульный лист, но сам номер на нем не ставится. Номер по порядку должен находиться посередине нижней части страницы без точки.

Пронумерованными должны быть картинки и рисунки. Нумерация осуществляется посредством цифр. Как правило, рисунки центрируют по горизонтали. Пропускается одна строка перед и после рисунков. При маленьком размере рисунка разрешено его нахождение справа от текста. При этом отступ от основного текста должен составлять 0,5 сантиметра.

Составление документов по ГОСТу

Необходимо рассмотреть параметры, какие используют при составлении того или иного документа, согласно ГОСТу по оформлению документов.

Относительно большинства предпринимательских документов ограничения в оформлении отсутствуют. Официальная или техдокументация должны соответствовать критериям ГОСТа.

При составлении служебной документации шрифт используется по ГОСТу не для основного документооборота. Тем не менее, следует учитывать определенные моменты, которые указаны в локальных актах организации.

Сфера применения отчетности также играет важную роль. Для работы с бухгалтерской документацией рекомендовано подбирать читаемый шрифт.

Для составления любой официальной документации лучше всего выбирать Times New Roman или Calibri. Также подходят шрифты Arial и Helvetica.

Определенные нормы при составлении служебных документов отсутствуют. ГОСТом предусмотрены параметры, максимально подходящие и допустимые в отношении всех символов.

В отношении параметра шрифта в документе указаны нормы предпочтительного характера (12 или 14). От выбранного варианта документа зависит шрифт. Допустимы и разновидности, близкие к указанным параметрам. При выборе опираться надо на читабельность текста, восприятие информации как с экрана, так и с листа, а также используемый формат бланка (А4, А5, А2).

При составлении государственной технической документации необходимо учитывать следующие действующие нормативно-правовые акты: ГОСТ 2 .105—95 и 7.32—2001. В указанных нормативах прописаны общие условия по отношению к формированию техдокументации.

Указания по поводу шрифта и размеров в таблицах не предусмотрены. Определяется только стиль и размер самой таблицы. Нумеруется она в рамках всего документа арабскими цифрами. Под таблицей обязательно указывается ее наименование. Располагается она под ссылкой в тексте. С заглавных букв начинаются заголовки столбцов и граф. Не допускается использовать кавычки при замене повторяющихся слов.

В таблице категорически запрещена графа, именуемая «Номер по порядку». Таблицу делят на части в том случае, когда графы и строки выходят за формат страницы. Слово «Таблица» упоминается один раз в левой части таблицы, над остальными частями помечают надписью «Продолжение таблицы» с указанием ее обозначения. Чертежи оформляются согласно ГОСТ 2 .304—81.

Если в документах встречаются формулы, то записывать их следует в центре листа. В роли символов используют обозначения, установленные государственными стандартами. В том случае, когда в главном тексте нет объяснений символов и числовых коэффициентов, из которых состоит формула, то эти данные описываются под самой формулой. Каждый символ подлежит разъяснению с новой строки и в том порядке, в котором символы приведены в формуле. В первой строке разъяснений в обязательном порядке пишется слово «Где» (двоеточие ставить не допускается).

Правила составления документаций помогут грамотно и верно оформить необходимую документацию.

• Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Каким должно быть расстояние между строками, на которых оформляются наименование организации, наименование вида документа «ПРИКАЗ», дата и номер, строкой «место составления (издания) документа»? Какие есть варианты на эту тему?

Какое нужно оставлять расстояние между окончанием текста приказа и подписью? Либо отметкой о приложении и подписью?

О бщий вариант оформления организационно-распорядительных документов относительно межстрочных интервалов следующий:

• реквизиты отделяются один от другого 2–3 межстрочными интервалами;
• составные части реквизитов (атрибуты) печатаются через 1 интервал (если они многострочные), а отделяются друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами;
• текст документа отделяется от других реквизитов 2–4 межстрочными интервалами, при этом он может печататься через 1–1,5–2 межстрочных интервала;
• абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

Конкретные варианты оформления зависят от того, шрифтом какого размера (кегль от 12 до 14) и на каком формате листа бумаги будет оформляться документ, будет ли он тиражироваться и брошюроваться в последующем.

В Примере 1 приведем образец оформления приказа (как организационно-распорядительного документа) по общему правилу, хотя показанное здесь количество межстрочных интервалов между реквизитами вполне может быть уменьшено. А еще процитируем, что на этот счет говорит ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Возможные межстрочные интервалы в приказе на бумаге формата А4, шрифт Times New Roman, кегль 12 (количество межстрочных интервалов в MS Word можно определить по знакам ¶)

3.4 Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах – обычный.

Интервал между словами – один пробел.

Стандартные размеры шрифтов и межстрочные интервалы поддерживаются распространенными пакетами офисного программного обеспечения, т.к. они давно унифицированы и исторически основываются на параметрах пишущих машин, которые раньше были основным (фактически единственным) средством изготовления документов.

В MS Word можно включить отображение на экране служебных символов, активировав экранную кнопку нажатием на нее (располагается в верхнем меню на вкладке «Главная»). Тогда в набираемом документе появится знак ¶, по которому вы сможете видеть количество «пустых строк» и межстрочных интервалов между реквизитами, см. Пример 1.

Все реквизиты и межстрочные интервалы между ними набираются через 1 межстрочный интервал. И только у текста он порой увеличивается до 1,5 (реже до 2). Потому обычно набирают документ в MS Word через 1 межстрочный интервал, а потом выделяют текст и присваивают ему 1,5-й интервал:

• нажимают правую клавишу «мышки», в появившемся меню выбирают «Абзац»;
• в появившемся окне (Рисунок 1) устанавливают 1,5 межстрочный интервал и
• нажимают «ОК».

Установление 1,5 межстрочного интервала

Количество межстрочных интервалов между разными реквизитами в 3-м разделе ГОСТ Р 7.0.97-2016 не установлено. Расположение реквизитов (угловое и продольное) на стандартных листах бумаги закрепляется в справочном Приложении Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016. На схемах (формулярах-образцах) видно, что за каждым реквизитом закреплены соответствующие площади, на которых он должен оформляться в зависимости от расположения (размеры площадей даны в мм).

Но если текст в документе (реквизит 18) очень короткий либо, наоборот, слишком длинный, то реквизиты, которые следуют за ним, могут оказаться не в тех зонах, что предписывает им Приложение Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016. И это нормально, т.е. расстояние между реквизитами в этой ситуации становится приоритетнее, чем их попадание в обозначенные зоны, тем более что они ограничиваются пунктирными, а не сплошными линиями.

Более точно и с учетом размера шрифтов и размеров межстрочных интервалов, которые измеряются в пунктах (point; 1 pt/пт = 0,376 мм), устанавливаются правила оформления проектов нормативных правовых актов в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложения 12–14). Если организация является территориальным органом одного из федеральных органов исполнительной власти, то она должна руководствоваться образцами и примерами оформления из данных рекомендаций.

Если организация относится к государственным (государственное унитарное предприятие, бюджетное учреждение и т.п.), является отделением государственного внебюджетного фонда или хозяйственным обществом со 100-процентным государственным капиталом, то требования к созданию и оформлению документов в своей конкретной Инструкции по делопроизводству она должна установить на основе Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; п. 2.17 и 2.19). Данный документ повторяет положения о межстрочных интервалах из п. 3.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016, который мы процитировали выше.

Вопрос о размерах шрифтов и межстрочных интервалах в настоящее время приобретает большую актуальность в связи с проектированием электронных шаблонов (бланков) для создания документов в статусе электронных оригиналов и их визуализации в формах для просмотра, формах для печати и электронных бланках.

Где и как писать слово «приказываю» в приказе? Ответ в журнале № 2′ 2019

Курсовые / рефераты / решение задач

Доступные цены! Сроки от 1 дня!

Реферат – такая же научная работа, как и курсовая или дипломная. Поэтому студенту необходимо соблюдать правила оформления.

На что ориентироваться?

• На рекомендации преподавателя;
• На методички;
• На ГОСТы.

В первую очередь уточните, есть ли у преподавателя какие-то свои требования к оформлению рефератов. Если их нет, загляните на кафедру и возьмите методичку по интересующей вас дисциплине. Если нет и методички, стоит перейти к государственным стандартам. Не умничайте: если преподаватель выставляет свои требования, ориентируйтесь именно на них. Правила оформления реферата по ГОСТу следует учитывать только в крайнем случае, когда иных источников информации нет.

Что это за ГОСТы?

В первую очередь это ГОСТ 7.32-2001 («Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» / скачать в pdf). Так как реферат относится к научным работам, этот ГОСТ следует изучить и взять за основу. Обратите внимание на пункт 5.3, посвященный рефератам.

Также почитайте ГОСТы, касающиеся оформления библиографических списков. Их – списки, ГОСТы и правила оформления – мы рассмотрим в другой статье.

Формат реферата

Оформление реферата по ГОСТу, актуальному на 2016 год, подразумевает:

1. Печатную форму. Документ должен быть создан на компьютере, в идеале – в программе Microsoft Word.
2. Распечатку на одной стороне листа. Формат стандартный – А4. Вторую сторону каждого листа оставляем чистой, бумагу не экономим.
3. Поля страницы: левое – 30 мм, другие – по 20 мм.
4. Выравнивание текста – по ширине. Красная строка оформляется на одном уровне на всех страницах реферата. Отступ красной строки равен 1,25 см.
5. Шрифт основного текста – Times New Roman. Размер – 14 п. Цвет – черный. Интервал между строками – полуторный.
6. Оформление заголовков. Названия глав прописываются полужирным (размер – 16 п.), подзаголовки также выделяют жирным (размер – 14 п.). Если заголовок расположен по центру страницы, точка в конце не ставится.Подчеркивать заголовок не нужно! Названия разделов и подразделов прописывают заглавными буквами (ВВЕДЕНИЕ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ).
7. Интервалы после названий и подзаголовков. Между названием главы и основным текстом необходим интервал в 2,5 пункта. Интервал между подзаголовком и текстом – 2 п. Между названиями разделов и подразделов оставляют двойной интервал.
8. Нумерацию страниц. Отсчет ведется с титульного листа, но сам лист не нумеруют. Используются арабские цифры.
9. Правила оформления примечаний. Примечания располагают на той же странице, где сделана сноска.
10. Оформление цитат. Они заключаются в скобки. Авторская пунктуация и грамматика сохраняется.
11. Нумерацию глав, параграфов. Главы нумеруются римскими цифрами (Глава I, Глава II), параграфы – арабскими (1.1, 1.2).

Заголовки, названия разделов, подзаголовки лучше оформлять с помощью инструмента «Стили и форматирование» (Меню – Формат). В этом случае вы сможете оформить оглавление автоматически.

Дополнительные требования к оформлению реферата по ГОСТу (на 2018 г.)

Обратите внимание на титульный лист. В верхней его части указывают название организации (вуза), для которого был создан реферат. Ниже указывают тип и тему работы. Используют большой кегль. Под темой, справа, размещают информацию об авторе и научном руководителе. В нижней части по центру – название города и год написания.

Существуют отдельные требования к оформлению библиографических списков, таблиц, ссылок. С ними вы сможете ознакомиться в отдельных статьях.

Потратьте час на изучение стандартов. Это пригодится и в дальнейшем. Но есть вариант для ленивых студентов – оценить оформление реферата по ГОСТу (актуальному на 2018 год) по образцу. А если и это для вас сложно, и вы вообще ничего не хотите писать, воспользуйтесь помощью студлансера.