Учет личных вещей сотрудников в бюджетном учреждении

Содержание

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Сотрудники бюджетного (автономного) медицинского учреждения приносят из дома личные вещи, например: чайники, микроволновая печь и т.д. В бухгалтерском учете учреждений ни на балансовых, ни на забалансовых счетах данные материальные ценности не отражаются, сотрудником только составляется заявление на имя руководителя. Речь идет о личном имуществе сотрудников, поступившем в учреждение как в предыдущие годы, так и в 2018 году.
В связи с началом применения федеральных стандартов "Аренда" и "Основные средства" как бюджетному (автономному) медицинскому учреждению учитывать личные вещи сотрудников, принесенные из дома?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Прежде всего бюджетному (автономному) учреждению необходимо определить на каком праве будет использоваться имущество работника.
1. Если личное имущество будет использоваться исключительно самим работником с разрешения работодателя, то в таком случае возникает необходимость выплаты компенсации в соответствии со ст. 188 ТК РФ. При этом объект личного имущества может быть учтен на дополнительно введенном забалансовом счете, предусмотренном учетной политикой учреждения.
2. Если же работник передает имущество в пользование учреждения, то в такой ситуации может быть оформлен договор безвозмездного пользования или аренды. В случае классификации заключенного договора как объекта операционной аренды, поступившее имущество подлежит учету на новом балансовом счете 0 111 40 000 "Право пользования имуществом".

Обоснование вывода:
С 1 января 2018 года бюджетные (автономные) учреждения организуют ведение бухгалтерского учета с применением 5 федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора, в том числе, федерального стандарта "Основные средства", утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 N 257н (далее — СГС "Основные средства"), федерального стандарта "Аренда", утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 N 258н (далее — СГС "Аренда").
В то же время ключевым моментом для целей организации учета личного имущества сотрудника является определение права пользования таким имуществом в учреждении. Например, имущество работником может быть подарено учреждению, передано в безвозмездное пользование, в аренду, или же таким имуществом работник будет пользоваться лично, но в интересах учреждения. Подобные вопросы должны быть согласованы с руководителем, оформлены документально и не зависят от начала применения стандартов.
Так, например, если в учреждении будет принято решение об использовании работником в интересах учреждения личного имущества, то в таком случае работнику в соответствии со ст. 188 ТК РФ должна выплачиваться компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
То есть при использовании личного имущества работник может получать два вида выплат:
— компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
— возмещение расходов, связанных с использованием имущества.
Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
При таком решении вопроса объект нефинансовых активов в собственность учреждения не переходит, в учреждении также не возникает и права пользования таким объектом, так как такие права остаются исключительно за работником. Поэтому личное имущество работников, находящееся в учреждении с согласия или ведома работодателя, не может быть учтено на балансовых счетах. Вместе с тем для организации учета такого имущества могут быть использованы забалансовые счета. В то же время нормы Инструкции N 157н не предусматривают конкретного забалансового счета для отражения личного имущества работника, используемого им в интересах учреждения. Поэтому в таком случае бюджетным (автономным) учреждением может быть принято решение об отражении такого имущества на дополнительно введенном забалансовом счете. Такое право предусмотрено п. 332 Инструкции N 157н.
Отметим, что порядок учета личного имущества, используемого исключительно самим работником в интересах учреждения, в связи с началом применения стандартов не изменился.
В учреждении также может быть принято решение о получении объектов нефинансовых активов от работника по договору безвозмездного пользования или аренды. Такое решение представляется целесообразным в том случае, если таким имуществом будет пользоваться не только работник лично, но и другие работники учреждения. При этом денежная компенсация, предусмотренная ст. 188 ТК РФ, сотруднику уже не назначается. В свою очередь, в договоре аренды или безвозмездного пользования следует предусмотреть все существенные условия передачи имущества, в том числе, оплаты за оказанные услуги.
До 01.01.2018, в соответствии с п. 332 Инструкции N 157н, материальные ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления, учитывались на забалансовых счетах. Соответственно, если в учреждении были оформлены договоры аренды или безвозмездного пользования с работниками в части полученного в пользование от них имущества, то такое имущество следовало учитывать на забалансовом счете 01 "Имущество, полученное в пользование" (п. 333 Инструкции N 157н). Таким образом, до начала применения СГС "Аренда" и "Основные средства" объекты нефинансовых активов, полученные учреждением в пользование, подлежали учету на забалансовом счете 01 "Имущество, полученное в пользование".
Начиная с 01.01.2018 операции по договорам аренды и безвозмездного пользования отражаются в бухгалтерском учете организаций государственного сектора в соответствии с нормами СГС "Аренда" (п. 2 СГС "Аренда"). При этом стандартом предусмотрены два вида аренды: операционная и финансовая (неоперационная). Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета финансовой и операционной аренды различен. Соответственно, при заключении в учреждении с работником договора возмездного или безвозмездного пользования имуществом прежде всего необходимо определить к какому виду аренды будет отнесен данный договор.
Классификация объекта аренды в целях бухгалтерского учета относится к сфере профессионального суждения и принимается на основании критериев, перечисленных в п.п. 12 и 13 СГС "Аренда".
Обратите внимание, что в связи с переходом на федеральные стандарты Минфином России подготовлены проекты приказов о внесении изменений в Инструкции N 157н, N 174н и N 183н, утвержденные приказами Минфина России от 01.12.2010, 16.12.2010 и 23.12.2010, соответственно.
Первое применение СГС "Основные средства" при учете основных средств разъяснено системным письмом Минфина России от 30.11.2017 N 02-07-07/79257, первое применение СГС "Аренда" — письмом от 13.12.2017 N 02-07-07/83463. Кроме требований самих стандартов, следует также учитывать и методические рекомендации Минфина России, доведенные письмами Минфина России от 15.12.2017 N 02-07-07/84237, 13.12.2017 N 02-07-07/83464.
Так, исходя из норм СГС "Аренда", а также проектов изменений в Инструкции NN 157н, 174н и 183н следует, что в случае отнесения соответствующего договора к операционной аренде имущество, полученное учреждением в пользование от работника, будет учитываться в качестве самостоятельного объекта учета в составе нефинансовых активов — право пользования активом на балансовом счете 0 111 40 000 "Право пользования имуществом". В свою очередь, если договор будет отнесен к финансовой аренде, то полученное учреждением в пользование имущество должно учитываться уже в составе основных средств на балансовом счете 0 101 00 000 "Основные средства" (п. 18 СГС "Аренда").
Если в учреждении будет принято решение об использовании имущества работника с оформлением договора безвозмездного пользования или аренды, наиболее целесообразным представляется решение, в соответствии с которым заключенный договор может быть отнесен к категории операционной аренды. В таком случае у бюджетного (автономного) учреждения право пользования имуществом должно быть отражено на новом балансовом счете 0 111 40 000 "Право пользования имуществом".
В соответствии с п. 20 СГС "Аренда" первоначальное признание объекта учета операционной аренды — право пользования активом производится на дату классификации объектов учета аренды в сумме арендных платежей за весь срок пользования имуществом, предусмотренный договором аренды (имущественного найма) или договором безвозмездного пользования, с одновременным отражением арендных обязательств пользователя (арендатора) (кредиторской задолженности по аренде).
Таким образом, если до 01.01.2018 года объекты нефинансовых активов, полученные учреждением в пользование по договорам аренды (безвозмездного пользования), подлежали отражению на забалансовом счете 01, то начиная с указанной даты такое имущество следует учитывать уже на балансовом счете 0 111 00. Конкретный порядок отражения в бухгалтерском учете объектов учета операционной аренды, в том числе и при первом применении СГС "Аренда" смотрите в разделе III письма Минфина России от 13.12.2017 N 02-07-07/83464 и в разделе 2 письма Минфина России от 13.12.2017 N 02-07-07/83463.
Например, по объектам нефинансовых активов, классифицируемых как объекты операционной аренды, учитываемым до 2018 года в учете арендатора (пользователя), необходимо отразить следующие операции:
1. Дебет 0 111 4х 000 Кредит 0 401 30 000
— в суммах прав пользования объектами операционной аренды;
2. Уменьшение забалансового счета 01
— на сумму учитываемых личных вещей сотрудников в забалансовом учете.
Перевод остатков осуществляется в межотчетный период на основании результатов инвентаризации и оформляется Бухгалтерской справкой (ф. 0504833).
В свою очередь, руководствуясь проектами приказов о внесении изменений в Инструкции N 174н и N 183н, а также методическими рекомендациями Минфина России отражение поступления объекта учета операционной аренды, начиная с 01.01.2018, производится следующими записями:
Дебет 0 111 4х 351 Кредит 0 302 24 730
— в случае, если учреждением с сотрудником будет заключен договор аренды.
Необходимо обратить внимание на тот факт, что в соответствии с требованиями п. 21 СГС "Аренда", по объектам операционной аренды, отраженных на счете 0 111 00, производится начисление амортизации в обычном порядке согласно одному из методов, перечисленных в п. 36 СГС "Основные средства" и установленном в рамках формирования учетной политики организации государственного сектора.
Таким образом, можно сделать следующие выводы. Независимо от начала применения стандартов учреждению, прежде всего, необходимо определиться на каком праве будет осуществлено поступление и использование в учреждение имущества работника. При этом, если личное имущество будет использоваться исключительно самим работником с разрешения работодателя, то в таком случае возникает необходимость выплаты компенсации в соответствии со ст. 188 ТК РФ. Если же работник передает имущество в пользование учреждения, то в такой ситуации может быть оформлен договор безвозмездного пользования или аренды. В любом случае решение принимается руководителем учреждения и основывается на необходимости использования имущества работника в интересах учреждения.

Читайте также:  Заполнение декларации 3 ндфл при покупке квартиры

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

17 января 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter


Документ

Приказ Минтруда от 21.02.2019 № 103н «Об утверждении профессионального стандарта „Бухгалтер“»

Чтобы понять, учитывать личное имущество сотрудника или нет, нужно определить, как его будут использовать в работе учреждения. Например, сменную обувь или оставленный на работе зонт никто не попросит вас учитывать. Как правило, вещи сотрудника могут участвовать в жизни учреждения в трех ситуациях.

Имущество используют в уставных целях все сотрудники и потребители услуг учреждения. Например, стулья или тумбочки.

При выполнении служебных обязанностей имуществом пользуется хозяин вещи. Например, собственным личным компьютером или ноутбуком.

Имущество используется для личных целей сотрудника, не связанных с уставной деятельностью учреждения. Например, вентилятор или чайник.

Читайте также:  Ст 164 нк рф с изменениями

Прежде чем отразить вещи в учете, работодателю и сотруднику предстоит решить, как имущество участвует в деятельности учреждения. Затем оформить отношения документально. Рассмотрим в статье, как учесть и оформить имущество по каждому случаю.


На заметку

Передачу имущества от сотрудника оформите актом о приеме-передаче (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 20 стандарта «Концептуальные основы бухучета и отчетности», утвержденного приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н)

Вещи используют в уставных целях сотрудники и потребители услуг

Если вещи используют в уставнух целях, лучше оформить договор безвозмездного пользования или аренды. В нем прописать все существенные условия передачи имущества, в том числе размер оплаты, если нужно. Такие выплаты считаются налогооблагаемым доходом сотрудника, но не признаются объектом обложения страховыми взносами. НДФЛ начислять и удерживать придется при фактической выплате арендной платы (ст. 224, п. 4 ст. 226 НК).

Так как вещи будут объектом операционной или финансовой аренды, их нужно отразить в учете на балансовых счетах. При операционной аренде — на счете 0 111 40 000. При финансовой — на счете 0 101 00 000 (п. 18 стандарта «Аренда», утвержденного приказом Минфина от 31.12.2016 № 258н).

Пример 1. Учреждение в рамках платной деятельности заключило договор аренды с начальником отдела Иваном Петровым (арендодатель).

Объект аренды — личный компьютер, который будут использовать несколько сотрудников — контролировать выполнение производственного графика. Срок действия договора — с 1 июля по 31 декабря.

Ежемесячная арендная плата за компьютер — 1200 руб. Общая сумма арендных платежей по договору — 7200 руб. (1200 руб. × 6 мес.).

В учете бухгалтер сделал проводки:

Сотрудник пользуется имуществом лично, но в рамках уставной деятельности

Если работник использует, например, личный компьютер только сам для выполнения служебных обязанностей, с ним заключают соглашение об использовании личного имущества в служебных целях. Работнику придется выплачивать компенсацию за использование и износ личного имущества. Эту выплату устанавливают трудовым договором и выплачивают в рамках трудовых отношений (ст. 188 ТК).

Если имущество не оформить должным образом, при проверке контролеры могут посчитать его излишками. В таком случае придется ставить имущество на баланс и платить налог на прибыль. Рассмотрим пример.


На заметку

Суд встанет на сторону контролеров, если на личный ноутбук главбуха установить бухгалтерскую программу за счет субсидии на госзадание (решение Советского районного суда г. Челябинска Челябинской области от 31.05.2017 по делу № 12–490/2017)

Пример 2. Муниципальное бюджетное учреждение установило на личный ноутбук главного бухгалтера бухгалтерскую программу, которую купили за счет субсидии на госзадание. Причем ноутбук не стали отражать в учете.

Орган финансового контроля наложил штраф в размере 20 000 руб. на руководителя учреждения за нецелевое использование средств субсидии на выполнение задания учредителя (ст. 15.14 КоАП). Руководитель не согласился с решением контролирующих органов и обратился в суд. Однако суд встал на сторону контролирующего органа.

Суд не принял довод директора о том, что программа не использовалась для обслуживания иных организаций. Ведь директора наказали за факт установки программного обеспечения, которое учреждение приобрело за счет бюджетных средств, на личный компьютер главного бухгалтера, а не за применение этого программного обеспечения для обслуживания каких-либо иных организаций.

Читайте также:  Пример соглашения о разделе имущества между супругами

Чтобы контролеры не выписали штраф, учреждение должно было оформить право пользования личным компьютером.

Объект нефинансовых активов в собственность учреждения не переходит, у учреждения также не возникает и права пользования данным объектом, поскольку права остаются исключительно за работником. Поэтому личное имущество работников, которое находится в учреждении с согласия или ведома работодателя, нельзя учитывать на балансовых счетах, так как оно не в полной мере отвечает понятию актива (абз. 3 п. 8 стандарта «Основные средства», утвержденного приказом Минфина от 31.12.2016 № 257н).


На заметку

Если имуществом будут пользоваться в уставных целях все сотрудники и потребители услуг, денежную компенсацию, предусмотренную статьей 188 ТК, сотруднику назначать не нужно

Для учета личного имущества в подобной ситуации используют забалансовый счет. Однако какой именно, в законодательстве не сказано. Поэтому учреждение может ввести свой дополнительный счет, утвердив его в учетной политике (п. 332 Инструкции № 157н).

Работник пользуется имуществом для личных целей, не связанных с уставной деятельностью учреждения


На заметку

Если учреждение на личное имущество сотрудника тратит свои деньги, лучше учесть вещи, чтобы избежать разногласий с ревизорами

Этого варианта отношений желательно избегать. Особенно перед инвентаризацией. Попросите сотрудников на время проверки забрать личные вещи домой. Однако, если такая ситуация все же сложилась, с сотрудником заключают договор хранения (гл. 47 ГК). Это связано с тем, что в деятельности учреждения такое имущество не используется и права распоряжаться им у учреждения не возникает, то есть оно используется исключительно для нужд сотрудников. Соответственно, вещи можно учитывать на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении» (п. 335 Инструкции № 157н).

На возможность учета личного имущества работников, которое постоянно находится на территории учреждения и используется ими исключительно в личных целях, на забалансовом счете 02 указывает их несоответствие понятию актива.

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» по всем счетам счета 101 00 «Основные средства» ведется аналитический учет не только по основным средствам, а также по центрам материальной ответственности – материально ответственным лицам и местам хранения (ответственным подразделениям) – см. рис. 1.

При выдаче основных средств в пользование, в том числе в личное пользование, в документе «Внутреннее перемещение ОС и НМА» указывается получатель имущества – сотрудник, в личное пользование которого передается имущество (рис. 2).

При проведении документа формируются бухгалтерские записи по смене МОЛ (ЦМО).

В отчетности имущество отражается по ЦМО, которому оно передано.

Если ОС не списывается со счета 101 00, зачем его учитывать еще и на счете 27? Письмом Минфина России от 19.12.2014 № 02-07- 07/66918 доведены Методические рекомендации по переходу на новые положения инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.08.2014 № 89н, далее – Методические рекомендации.

В Методических рекомендациях приведены бухгалтерские записи по принятию к балансовому учету в соответствии с Изменениями 157н активов, ранее не учитываемых при формировании баланса учреждения (постановка на учет объектов, не числящихся на балансе, в том числе учитываемых на забалансовых счетах), которые требуется отразить в учете до 31.12.2014. В частности в пункте 2.5 Методических рекомендаций сказано: «Выбытие материальных запасов, имеющих нормативный срок эксплуатации (носки), выданных в личное (индивидуальное) пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей (специальная одежда, специальная обувь, форменная одежда, вещевое имущество, одежда и обувь, а также спортивная одежда и обувь и др.), отражается по дебету счетов 0 401 20 272 "Расходование материальных запасов", 0 109 00 272 "Расходование материальных запасов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" с одновременным отражением на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".».

Соответствующие изменения внесены в документы программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» по учету материалов как на балансовых, так и на забалансовых счетах, — добавлен функционал для работы с забалансовым счетом 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)", в частности в документе «Списание материалов» предусмотрена операция «Выдача в личное пользование (401.20.272 (109.00) — 105.00) (оприходование на счет 27)»; в документе «Поступление материалов прочее» предусмотрена операция «Возврат из личного пользования (105.00 — 401.10.180, забалансовый счет 27)».

Кроме того предусмотрено автоматическое списание вещевого имущества, выданного в личное пользование работникам до 31.12.2014, со счета 105 00 и принятие к учету на счет 27 при переносе данных из программы «1С:Вещевое довольствие 8» в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».

Следует отметить, что Методические рекомендации не содержат требования отражать на счете 27 стоимость основных средств, выданных в личное (индивидуальное) пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей. Поэтому у «1С» нет оснований для автоматического формирования бухгалтерских записей по счету 27 при выдаче основных средств в эксплуатацию в личное пользование работникам.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector