Сроки предоставления авансового отчета в бухгалтерию

Какие изменения нужно учитывать в 2019 году

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3.

Новые правила подотчета:

  • получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
  • для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
  • выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Таким образом, с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета 2019 представляют собой следующий порядок последовательных действий:

  1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
  2. Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
  3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
  4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Если работник потратил свои деньги

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Читайте также:  Сдача паспорта рк после получения гражданства рф

Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.

Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. Однако письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом строго оговорены законом и привязаны к последнему дню того временного промежутка, на который выдаются деньги под отчет. Правильно составленный, проверенный и утвержденный отчет служит основанием для принятия произведенных подотчетником затрат и формирования бухгалтерских проводок. Что и как должен проверить бухгалтер, чтобы не допустить ошибок в учете, вы узнаете из этой статьи.

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

  • после окончания периода, на который были получены средства;
  • после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 19.08.2017 деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

О возможности выдавать деньги подотчетному лицу до представления отчета по предыдущему авансу читайте в публикации «Новые правила работы с подотчетниками».

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления. » от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

Читайте также:  Повышение пенсионного возраста в чернобыльской зоне

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

  • по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
  • по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
  • по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:

Сотрудник, которому организация предоставила под отчет денежную сумму, обязан отчитаться по ней в рамках установленного срока. Точные сроки сдачи авансового отчета зависят от множества факторов. Рассмотрим их более подробно.

Когда нужно предоставить отчет?

Единственным законодательным актом, регламентирующим срок предоставления сотрудником отчета по потраченным деньгам, является Указание Банка РФ №3210-У, по которому он составляет 3 рабочих дня.

Однако в акте не указано, с какого именно дня необходимо начинать отсчет. Поэтому нередко возникает ошибка при учете авансовых средств, которая заключается в отсчете этой даты со дня выдачи денег. На самом деле трехдневный срок предоставления авансового отчета начинается:

  • С рабочего дня, следующего после даты, указанной в заявке на выдачу средств. Эту дату указывает работник в рамках заявления на аванс. Если в рамках заявки дата подтверждена руководителем организации, то она является официальной. И именно в течение трех рабочих дней после ее наступления сотрудник должен предоставить отчет по израсходованным деньгам.
  • С момента, когда сотрудник вышел на работу. Например, в течение трех рабочих суток после его возвращения из командировки, отпуска, больничного. Это правило также действует, если срок предоставления в бухгалтерию авансового отчета совпал с выходными или государственными праздниками. Предоставить отчет по заявке работник обязан в течение не календарных, а рабочих дней.

Нюансы

В Указании Банка, речь о котором шла выше, три дня определены как максимальный срок предоставления отчета в бухгалтерию компании. При этом сотрудник вправе предоставить его и раньше: даже задолго до наступления даты, которая указана в заявке на выдачу авансовых денег.

Строгих ограничений, касающихся срока, на который кассовые деньги выдаются работнику, нет. Это может быть рабочий день, месяц, год. Главное, чтобы руководитель утвердил этот срок в соответствующем приказе.

При этом на юридическое лицо или предпринимателя возлагаются следующие обязанности:

  • обеспечить сохранность выданных средств в случае ведения кассовых операций, а также при их перевозке и хранении;
  • утвердить сроки и правила инвентаризации: необходимо для установления факта наличия денег в кассе.
Читайте также:  223 Фз отказ от заключения договора

Таким образом, если сроки сдачи авансового отчета довольно длительные, то необходимо обеспечить мероприятия по контролю за выданными сотруднику деньгами. Один из методов контроля за подотчетными суммами, выданными на длительный срок: периодически принимать у сотрудника документацию, подтверждающую текущие расходы на реализацию производственной задачи. Подобный контроль обговаривается заранее и фиксируется в приказе в рамках внутренней отчетности предприятия.

Еще один нюанс: не всегда режимы работы сотрудника, получившего деньги, и бухгалтера (или руководителя) совпадают. Возникает вопрос: какие именно 3 рабочих дня считать крайними сроками сдачи авансового отчета в бухгалтерию в этой ситуации?

В таком случае опираемся на следующее:

  • Согласно законодательству, отчет должен быть сдан бухгалтеру, главбуху или руководителю, выполняющему функции бухгалтера.
  • По умолчанию, сдать документ необходимо в 3-х дневный срок с даты получения работником аванса или с момента его выхода на работу.

Учесть оба эти требования при различиях в графике работы сотрудников сложно, поэтому необходимо заранее предусмотреть порядок предоставления отчета в соответствующем Положении о подотчетных лицах. Как правило, его составляет бухгалтер, и утверждает руководитель.

Как в компании добиться сдачи авансовых отчетов в срок?

Компании, которые понимают, что время — это деньги, стремятся оптимизировать работу своих сотрудников. Для этого они внедряют специализированные приложения, которые позволяют автоматизировать периферийные бизнес-процессы. Например, приложение Hamilton Авансовый отчёт позволяет полностью автоматизировать обработку авансовых отчетов в компании.

Это значит, что все стороны легко коммуницируют между собой, руководители контролируют весь процесс онлайн, работа бухгалтера упрощается, так как все проводки формируются автоматически. И главное — сотрудники сдают всё в срок, ведь авансовый отчет занимает считанные минуты, так как большая часть информации уже заполнена за них, а все ошибки сведены к минимуму, и сделать его можно с любого мобильного устройства.

Поэтапный отчет по выданным средствам

Тем же Указанием Банка под номером 3210-У регламентирован поэтапный отчет по средствам, выданным сотруднику:

  1. Сдача авансового отчета. К нему должны быть прикреплены документы, которые подтверждают факт расходов.
  2. Выявление ошибок и несоответствий в отчете, проверка правильности его заполнения.
  3. Передача документа руководителю и его утверждение подписью.

В процессе проверки может быть выявлено несоответствие приложенной документации нормам. При подозрении на поддельность документации или отсутствии в ней нужных реквизитов бухгалтер или руководитель могут потребовать у сотрудника заменить эти документы или написать объяснение по поводу их несоответствия требованиям действующего законодательства.

Когда руководитель организации утвердил отчет, проводка завершается, и остаточная сумма (при ее наличии) вносится в кассу.

Сроки оформления авансового отчета по неизрасходованным суммам

Иногда деньги, предоставленные лицу под отчет, не были им израсходованы даже частично. Необходимо ли в этом случае составлять отчет?

Право обязывать сотрудника предоставлять авансовый отчет по неизрасходованным средствам предоставлено руководителю организации. На этот счет четких указаний нет, поэтому только руководство решает, обязывать ли сотрудника отчитываться по таким средствам или нет.

Однако налоговые органы могут предъявить претензии в случае отсутствия авансовых отчетов даже по неизрасходованным средствам. Поэтому лучше составлять отчет вне зависимости от факта затрат или его отсутствия.

При этом сроки представления авансового отчета также составляют 3 рабочих дня с момента выдачи средств, возвращения работника из командировки или других точек отсчета, установленных в приказе.

Отчет по перечисленным на карту средствам

Денежные средства, необходимые для реализации задач компании, могут перечисляться на банковскую карту подотчетного сотрудника. При этом карта может как принадлежать ему, так и быть корпоративной – выпущенной от имени компании специально для таких целей. В какие сроки отчитываемся и сдаем авансовый отчет в этом случае?

Что касается сроков составления авансового отчета при перечислении служебных денег на карту, четких законодательных требований на этот счет нет. В Указании №3210-У отражены только правила работы с наличными деньгами (банкнотами и монетами РФ), и ни один пункт не отражает отчетность по безналичным средствам.

Таким образом, предприятие в лице руководителя само принимает решение о сроках, в которые сотрудник обязан отчитаться по авансовому отчету. Как правило, практикуется порядок, регламентирующий работу с наличными подотчетными деньгами. Вся специфика отчетов прописывается в приказах и других документах внутренней отчетности юрлица.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector