Срок хранения товарных чеков в организации

Как сохранить и как хранить кассовые чеки?

Чеки – вещь не долговечная. Однако они являются бухгалтерскими документами, а значит, их нужно сохранить, причем, на определенный срок.

Нормативный срок хранения документов, относящихся к контрольно-кассовой технике, согласно постановлению Правительства РФ от 23.06.2007 г. N 470, составляет не менее пяти лет с даты окончания их использования. Исключение составляют использованные кассовые чеки и копии товарных чеков. Они хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Однако это тоже срок. А чеки, выбиваемые современными кассовыми аппаратами, со временем выцветают. На них уже не видно ни даты, ни суммы, ни какой-либо еще информации.

В детстве, чтобы прочитать информацию на кассовом чеке, мы подносили его к лампочке. От нагревания на нем проступали заветные буквы и цифры. Понятно, что такой метод налоговой инспекции или бухгалтерии не предъявишь. Но проблему выцветших чеков можно решить при помощи ксерокопирования.
Ксерокопии тоже могут подтвердить расходы. Для этого копии чеков должны быть заверены подписью должностного лица, а также печатью организации. Оригиналы, пусть даже выцветшие, нужно хранить вместе с ними.

Но чеки это еще полбеды. На такой же кассовой ленте печатаются Z-отчеты. Они, согласно положению по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждено постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 г. N 745), в отличие от чеков должны храниться не менее пяти лет, как и все первичные документы.

За пять лет Z-отчет может выцвести. Поэтому ему также можно ксерокопировать. Однако он должен храниться вместе со справкой-отчетом кассира-операциониста по унифицированной форме N КМ-6 о выручке за смену, так как, по сути, является приложением к ней. Обычно Z-отчеты прикрепляются к обратной стороне справки. Однако правила документооборота кассовых документов все равно нужно отразить в учетной политике организации.

При этом кассовый чек первичным документов не является, а Z-отчет как раз таковым считаются. В случае налоговой проверки оштрафовать могут как раз за отсутствие первичных документов. Но даже при этом в законе есть лазейка – величина штрафа за отсутствие первичных документов, если они не привели в занижению налоговой базы, не должна превысить 5 тысяч рублей. То есть Z-отчет может отсутствовать (например, если не «дожил» до проверки с момента печати), главное, что у организации все было в порядке с уплатой налогов и бухгалтерской отчетностью.

Нередко люди сталкиваются с проблемой того, что кассовые чеки быстро выцветают, становятся белыми. А ведь они могут быть необходимы для налоговой, для оплаты обучения, для подсчета семейных расходов в конце месяца либо для получения скидки в каком-либо магазине.

Большая часть магазинов печатает чеки на специальной термобумаге, которая требует нагрева, чтобы получить надпись или изображение. Для предпринимателей очень удобно использовать данный способ, так как он не требует особых затрат на краску. Тем не менее для покупателей есть существенный недостаток такой бумаги – она быстро выцветает под воздействием солнечного света, высокой температуры и влажности. Чек может стать либо белым и пустым, без единой надписи, либо почернеть.

Способы восстановления уже выцветших чеков

Может возникнуть ситуация, когда какая-либо важная квитанция необходима для отчета. Но что же делать, если она уже выцвела и пришла в негодность? Одним из вариантов будет использование огня в качестве проявителя текста. Следует взять зажигалку и аккуратно поднести ее к бумаге. Нужно быть крайне осторожным, чтобы не сжечь квитанцию без остатка. Выцветший текст вполне может проявиться таким образом.

Второй способ – использование специального раствора из соды и соли, куда нужно погрузить чек. Под воздействием этих веществ чернила вернутся и станут более читабельными.

Помимо этого, можно погладить бумагу утюгом, чтобы тепло позволило выцветшим буквам стать более заметными.

Все вышеперечисленные способы довольно рискованные, так как при неосторожности возможно уничтожить чек полностью, без права восстановления.

Лучше, конечно, не допускать таких ситуаций, в которых придется потом восстанавливать квитанцию. Это серьезные вещи, с которыми шутить нельзя. Для того чтобы таких недочетов не произошло, следует хранить необходимые бумаги должным образом.

Для чего могут понадобиться чеки

Впору задаться вопросом: а зачем вообще хранить у себя кипу ненужных бумаг? На самом деле, часто квитанция оказывается нужна именно после того, как ее уже выбросили.

Случаи, в которых чек может понадобиться:

1. Возврат товара по гарантии. При покупке дорогой техники или мебели покупателю дают гарантию, которая действует несколько лет. Нередко оказывается так, что вещь испортилась, и ее нужно вернуть или обменять, а квитанция при долгом хранении уже потеряла не только свой презентабельный вид, но и информацию. В этом случае покупателю будет очень неприятно, так как со сломанным товаром уже ничего нельзя будет сделать за неимением доказательств его покупки.
2. Получение скидки в магазине. В некоторых магазинах есть бонусы, которые можно получить при накоплении чеков с покупок. Например, покупатель предъявляет чеки на определенную сумму, а продавец выдает ему скидочную карту.
3. Ведение домашнего хозяйства. Многие семьи занимаются тем, что накапливают чеки за месяц, а в конце подсчитывают потраченную на определенные продукты сумму. Эти подсчеты являются необходимой частью семейной экономики, ибо без этого невозможно рассчитать дальнейшие перспективы.
4. Доказательство оплаты услуг. При оплате обучения или же ЖКХ услуг могут возникнуть какие-либо проблемы, которые удастся решить только при представлении квитанции о действительно прошедшей оплате. Как правило, это суммы немаленькие, так что грустно будет потерять деньги из-за плохой чековой бумаги и чернил.

Читайте также:  Как убрать сайт знакомств

Нужен ли чек при эквайринге

Споры о том, нужен ли фискальный чек при оплате онлайн, а также о том, необходимо ли его сохранять, ведутся с 2003 года. В это время был принят закон №54-ФЗ, который определяет использование кассовых аппаратов (ККМ) при оплате товаров или услуг банковской картой либо наличными. Но данный акт не учитывал усовершенствование технологий и появление возможности онлайн-оплаты. До июля 2016 года данный закон можно было трактовать так:

«Фискальный чек необходим в случае оплаты товара или услуги банковской картой через платежный терминал либо при оплате наличными. Чек не требуется при непосредственном переводе денежных средств на счет фирмы».

На сегодняшний день это мнение не является верным. Вышедший 3 июля 2016 года федеральный закон №290, однозначно утверждает, что фискальный документ необходим при любом способе оплаты, в том числе при:

  • продаже товаров и услуг;
  • выплате выигрышей по лотерейным билетам;
  • электронных платежах (например, на счет мобильного телефона или за ЖКХ через приложение);
  • получении платного контента (приложения, игры, книги, софт и так далее);
  • и другие.

Поэтому ответ на вопрос, нужны ли чеки при эквайринге, однозначен: да, нужны. При этом их необходимо хранить определенное время. Рассмотрим, в течение какого времени нужно сохранять чеки в 2018 году.

Для чего нужно сохранять чеки

В первую очередь, наличие сохраненных чеков обусловлено необходимостью для самого предприятия:

  • Во избежание штрафа от налоговой инспекции (например, при утере Z-отчета) и для корректного ведения бухгалтерии (для наличного и безналичного расчета выделяются разные секции кассы, что позволяет избежать двойного налогообложения).
  • Для урегулирования спорных ситуаций с клиентом.
  • Для возврата денежных средств.
  • В некоторых случаях для проверки статуса платежа.

Помимо этих случаев, банк, с которым заключен договор эквайринга, вправе потребовать отправки в его офис всех слипов за определенный срок или конкретную дату. При правильном хранении чеков предоставление требуемой информации займет меньше времени, чем установленные договором три дня.

Разберемся, как правильно хранить чеки по эквайрингу. Современные кассовые аппараты печатают чеки, как правило, на термоленте. Данные, нанесенные на такую ленту, со временем полностью выцветают. Никакие особые условия хранения не смогут повлиять на этот процесс. Но чеки от эквайринга надо хранить определенное время. А как это сделать, если через несколько месяцев вся информация исчезнет?

Сохранить данные отчетов или чеков поможет ксерокопия документа. При этом оригинал прикладывается к копии (даже если он выцвел), а сама копия заверяется ответственным лицом и печатью организации. К Z-отчету необходимо также прикрепить справку-отчет по форме КМ-6.

Подшивать чеки (слипы) к каким-либо документам по кассе не требуется. Оптимально их складывать в определенное место, для удобства разделяя закладками по дням или месяцам. Для этих целей подойдет невысокий короб или крышка от упаковки ксероксной бумаги.

Возникает вопрос: куда девать невостребованные чеки? Слипы, у которых истекли сроки хранения, либо складируют в архив, либо утилизируют.

Передача слип-чеков в банк

Сверка итогов по POS-терминалу происходит ежедневно. В банк-эквайрер уходит вся информация по проведенным операциям. Свидетельством тому является закрывающий отчет по терминалу. Однако, иногда банк присылает запрос на предоставление слип-чека и уточнение деталей операции. Это делается во многих случаях, в частности, для профилактики мошеннических действий со стороны покупателей.

Для того чтобы правильно предоставить банку всю необходимую информацию, ознакомьтесь с пошаговой инструкцией:

№ п/п Алгоритм действий
1. Получение запроса от банка на предоставление слипа (-ов) за определенный период.
2. Необходимо найти чеки за тот период, который указал банк.
3. Слип-чеки (+ их заверенные ксерокопии, если чеки выцвели) и требуемые банком пояснения описываются, т. е. составляется опись документов.
4. Документы упаковываются в пакет или папку. Опись прикладывается к пакету.
5. Документы отправляются в банк с курьером (вашим или от банка). Можно отвезти пакет самостоятельно в офис банка.
6. На описи ставится отметка о принятии документов ответственным лицом (работником банка или курьером).

Какой срок хранения кассового чека? От чего зависит сколько надо хранить чек?

По интересующему вас вопросу нет однозначного конкретного ответа с точным сроком исполнения данного действия.

Я так понимаю что вас интересует длительность хранения чеков с целью возможности возврата товара в магазин и обратное получение вложенных денег.

Большинство магазинов и маркетов предоставляет своим клиентам «гарантию» в виде чека, и она касается большого количества видов покупок, в течение определенного срока клиент имеет право на возврат или возможность обмена товара в случаях:

  • брака
  • плохого качества
  • неподходящего размера
  • и т.д.
Читайте также:  Материалы заказчика в смете

Каждое предприятие имеет разный «срок гарантии»:

  • после покупки товара в сети конфискованной продовольственной и промышленной торговли, например «Авроры», чеки нужно хранить 14 дней.
  • в маркете к примеру «АТБ» чек нужно хранить сутки.
  • с магазинов одежды и обуви чеки хранят около 7 дней.

2 недели на те товары, которые по законодательству можно вернуть в течение 14 дней. Этикетки в таком случае также должны быть нетронуты. Чеки на те группы товаров, которые возврату не подлежат, хранить бессмысленно (лекарства, предметы личной гигиены и тому подобное).

В течение всего гарантийного срока стоит хранить чеки на бытовую технику и электронику. Также на все группы товаров, на которые предоставляется гарантия.

На продукты питания чеки можно сохранить до истечения срока годности (до их употребления).

Чек это своего рода документ для гарантии или сдачи товара в магазин обратно. Если вы захотите его сдать, то чек следует хранить пятнадцать дней, за это время можно вернуть промышленные товары в магазин.

Если это бытовая техника, то храните чек весь гарантийный срок, который указан в паспорте.

Если имеются в виду продовольственные товары, то можно будет его вернуть сразу в течении суток при наличии брака. К примеру молоко скисло, либо йогурт куплен с плесенью.

На лампочки современные диодные, следует хранить чек весь срок, к примеру три года, такая дается гарантия на замену, если лампа сгорает. Вот такие условия хранения чеков.

Кассовые чеки, которые выдаются в торговых точках при покупке какого-либо товара, хранятся ровно столько времени, сколько позволяет возможность заменить, отремонтировать или возвратить купленное в то же место, где товар был приобретён вами.

Точный и единственный срок хранения чеков просто не существует. Всё зависит от следующего:

  • какой период гарантии указан на упаковке или на специальном талоне; иногда и сам чек может заменять гарантийный талон; в течение всего гарантийного периода и храните чек на непродовольственный товар — например, утюг или энергосберегающая лампочка.
  • до той минуты, с учетом того, что срок хранения ещё не закончился, пока продукт питания не употреблён в пищу.

Хранить чек до бесконечности смысла нет.

Предыдущая статья: Как вести себя на Новый год чтобы не перебрать? Какие советы и правила? Следующая статья: Магазины Fix Price. Что купить в январе? Какой график работы 1, 2, 3 января 2019?

Может ли предприятие хранить у себя чеки при расчете наличными деньгами?

Правила хранения чеков ККМ, как и прочих первичных документов и регистров бухгалтерского учета, установлены п. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Однако хранить у себя сами кассовые чеки при расчете наличными деньгами предприятие не сможет. Ведь согласно п. 1 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ они должны выдаваться покупателю в момент расчета за товар или услугу.

Поэтому вопрос о том, как хранить чеки ККМ получателю денег, здесь даже не возникает.

На предприятии может храниться отчет о закрытии смены, снятый в конце дня. Он сдается в бухгалтерию предприятия или старшему кассиру (если на предприятии несколько касс). А еще у продавца сохраняется информация о пробитых чеках в фискальном накопителе ККТ. Его нужно хранить в течение 5 лет с даты окончания использования.

А вот «входящие» чеки (приложенные, например, к авансовым отчетам сотрудников) бухгалтерия хранить обязана, поскольку они подтверждают расходы фирмы для целей бухгалтерского и налогового учета.

Должно ли предприятие сохранять чеки при эквайринге?

Эквайринг — это расчет с применением пластиковой платежной карты. В этом случае предприятие выдает покупателю слип-чек. После этого кассир печатает и оставляет себе еще один слип-чек. Эти чеки являются подтверждением транзакции или отказа в ней. Если для проведения транзакции не требуется введение пароля, то слип-чек должен быть подписан покупателем и кассиром. Эти слип-чеки и нужно хранить в течение всего установленного договором эквайринга срока.

В конце рабочего дня предприятие связывается с банком-эквайером и передает ему электронный отчет, сформированный POS-терминалом и отражающий каждую прошедшую операцию.

Кроме этого, согласно п. 2 ст. 5 закона № 54-ФЗ, при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа продавец должен вводить информацию о сумме расчета в контрольно-кассовую технику.

О применении онлайн-касс при эквайринге узнайте здесь.

Как следует хранить слип-чеки и кассовые документы в бухгалтерии?

Порядок хранения чеков в законодательстве не прописан, поэтому предприятие может утвердить его самостоятельно, руководствуясь соображениями:

  • сохранности документов;
  • недопущения несанкционированного доступа посторонних лиц;
  • невозможности внесения исправлений;
  • полной читаемости всей информации, указанной в чеке, по истечении 6 месяцев со дня операции (п. 8 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ).

Рекомендуем вам делать заверенные руководителем ксерокопии чеков, поскольку со временем они выцветают и информацию на них прочесть крайне тяжело.

Согласно п. 362 раздела 4.1 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 кассовые документы должны храниться в бухгалтерии не менее 5 лет.

Срок хранения документов, составленных в рамках договора эквайринга (в частности, слип-чеков), определяется в самом договоре. Он, как правило, равен 5 годам.

Читайте также:  Закончился срок действия водительских прав как продлить

Полный перечень видов бухгалтерских документов и сроков их хранения вы найдете здесь.

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ несоблюдение правил хранения первичных документов признается грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной наложения на ответственное лицо штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб.

А каков порядок ликвидации документов, срок хранения которых уже истек, вы узнаете из статьи «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Обязанность хранить первичку, в том числе чеки ККМ, возложена на хозсубъекта законодательством. Бухгалтерия должна обеспечить сохранность и читаемость чеков.

Как правильно использовать товарные чеки индивидуальному предпринимателю.

Случаи применения товарных чеков.

Оплата товаров предпринимателям может осуществляться как безналичным переводом на расчетный счет в коммерческом банке, так и наличными денежными средствами. В первом случае подтверждением оплаты являются банковские документы (платежные поручения), а факт передачи товара, как правило, подтверждает заполненные договор купли-продажи актом приема-передачи и накладные, где перечисляются ассортимент, количество и условия передачи реализуемого товара.

В случае передачи ИП наличных денежных средств существует другой порядок подтверждения факта совершенной сделки. Есть два варианта:

  1. С кассовым чеком;
  2. Без кассового чека (в случае, если ИП не использует в своей деятельности кассовый аппарат).

Если оплата приобретаемого за наличный расчет товара подтверждается кассовым чеком, то товарный чек может быть, по требованию приобретателя, приложен к нему в качестве сопроводительного документа. В нем, как правило, расписаны все приобретенные товары или услуги, их количество и стоимость. Идет расшифровка данных, указанных в кассовом чеке. Некоторые представители малого бизнеса ставят под сомнение целесообразность оформления товарного чека при наличии кассового. Однако, согласно статье 252 НК РФ к расходной части при бухгалтерском учете, можно отнести только подтвержденные первичными документами и подтвержденные затраты. Первичными документами, принимаемыми к зачету, согласно ФЗ № 129, являются документы содержащие:

  • Дату выдачи документа;
  • Название документа;
  • Суть произведенной операции;
  • Должность ответственного лица и его роспись. И пр.

Товарный чек содержит все необходимые реквизиты соответствующие этим требованиям, поэтому, для подтверждения затрат, он нужен также как и чек кассовый, который подтверждает факт оплаты. Кроме обоснования и подтверждения произошедших расходов, товарный чек может пригодиться при разрешении спорных вопросов в ходе проведения проверки органами ФНС вашего бизнеса.

Второй вариант применения товарных чеков обусловлен тем, что согласно ФЗ № 54 от 22.05.03 г. «О применении контрольно-кассовой техники», некоторые частные предприниматели освобождены от обязательного использования контрольно-кассовой аппаратуры. В частности это касается ИП, использующих в своей деятельности налогообложение в виде ЕНВД. Такие субъекты имеют право оформлять товарный чек, по требованию покупателя, без выдачи кассового чека. Но в этом варианте работы с товарными чеками есть определенная специфика.

Специфика применения товарных чеков без выдачи кассовых.

Все нюансы работы с товарными чеками при отсутствии кассовых аппаратов обусловлены определенными положениями и требованиями фискальных органов:

— Так как, товарный чек не относится к категории бухгалтерских документов строгой отчетности и не определен как обязательный к выдаче, не существует строго определенной формы товарного чека, или узаконенного каким-либо государственным классификатором бланка товарного чека для ИП. Тем не менее, образец применимого в деятельности ИП товарного чека можно найти в интернете на профильных сайтах. Кроме того этот документ указывается и обозначен в некоторых нормативных документах, например:

  • ФЗ «О защите прав потребителей»;
  • ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • В некоторых письмах Министерства Финансов РФ.
  • Других законах и нормативных актов.

— Несмотря на то, что единый узаконенный образец бланка этого документа отсутствует, согласно законодательству, в нем должны присутствовать следующие пункты:

  • Название документа;
  • Его порядковый номер;
  • Дату его составления;
  • Наименование предприятия или ФИО предпринимателя;
  • ИНН предприятия или ИП;
  • Количество единиц проданного товара или количество оказанных услуг;
  • Наименование каждого проданного товара или каждой услуги;
  • Стоимость каждой единицы;
  • Общая сумма платежа;
  • Роспись ответственного лица с расшифровкой и указанием должности.

Исходя из вышеизложенного, каждый предприниматель имеет право разработать индивидуальный образец бланка товарного чека, следуя всем предъявляемым к нему требованиям, и применять его в своей работе.

— При правильной организации бухгалтерского учета, соответствующим всем требованиям контролирующих и фискальных органов, следует предъявлять особые требования к тщательности заполнения всех реквизитов товарного чека. В случае если после внесения в чек всех товаров или услуг, в нем остаются незаполненные графы, их следует перечеркнуть для пресечения возможного внесения туда дополнительных наименований. Если вы пользуетесь автоматизированной системой учета продаж и заполнения необходимых бланков, то такой вариант исключается.

Необходимый срок хранения товарных чеков.

В случае если товарный чек прилагается к авансовому отчету и служит для подтверждения произведенных затрат, он приравнивается по значимости к первичным документам. Это значит, что срок хранения этого документа продавцом должен быть не меньше 5 лет.

Покупателю, физическому лицу, хранить этот подтверждающий документ рационально только до окончания гарантийного срока приобретенного товара.

Так как товарный чек выписывается в единственном экземпляре, его оригинал должен быть отдан приобретателю товара или услуги. Себе индивидуальный предприниматель должен оставить копию этого документа.

В качестве резюме можно отметить, что, несмотря на всю простоту в заполнении и использовании, товарный чек является достаточно важным элементом бухгалтерского учета расходов.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector