С 1 июля 2017 года по желанию застрахованного лица и с его письменного согласия может быть сформирован электронный листок нетрудоспособности.

Согласно части 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика (Фонда социального страхования Российской Федерации (далее – Фонд) электронного листка нетрудоспособности, подписанного усиленными квалифицированными электронными подписями медицинского работника и медицинской организации, в случае, если медицинская организация и страхователь являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования электронного листка нетрудоспособности.

Следовательно, электронные листки нетрудоспособности признаются равнозначными листам нетрудоспособности на бумажном носителе.

Кроме того, постановлением Правительства Российской Федерации от 16.12.2017 № 1567 утверждены Правила информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования электронного листка нетрудоспособности.

Для участия в информационном взаимодействии в целях формирования электронных листков нетрудоспособности страхователи могут использовать собственное доработанное программное обеспечение, а также Личный кабинет страхователя, размещенный в сети «Интернет» по адресу: https://cabinets.fss.ru/insurer/.

При этом следует отметить, что Личный кабинет страхователя не является обязательным инструментом для обеспечения информационного взаимодействия страхователя и Фонда. Для получения сведений об электронных листках нетрудоспособности в личном кабинете осуществляется идентификация и аутентификация пользователей посредством Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).

В рамках информационного взаимодействия по электронным листкам нетрудоспособности страхователь запрашивает информацию в информационной системе Фонда по номеру СНИЛС своего работника и представленного им номеру электронного листка нетрудоспособности.

После получения сведений о сформированном листке нетрудоспособности, страхователь вносит в него сведения, необходимые для исчисления пособия, с указанием сведений о страхователе и застрахованном лице и подтверждает их усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и страхователя (в том числе обезличенной).

Работники страхователя в любое время посредством Личного кабинета получателей услуг, расположенному в сети «Интернет» по адресу: https://lk.fss.ru/recipient/, могут уточнить сведения о своих электронных листках нетрудоспособности и информации о сумме назначенного им пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. Для входа в Личный кабинет получателей услуг используется логин и пароль, необходимый для входа на Единый портал государственных и муниципальных услуг.

Теперь работник предприятия не сможет потерять выданный ему медицинской организацией электронный листок нетрудоспособности, ему не надо будет беспокоится о том, что он может его испортить (помять, порвать и т.п.), а в случаях утери информации о номере своего электронного листка нетрудоспособности зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию.

Таким образом, электронный листок нетрудоспособности позволяет создать «прозрачную» систему обязательного социального страхования, полностью исключает представление застрахованными лицами поддельных листков нетрудоспособности. У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность бумажных листков нетрудоспособности – вся информация с момента «открытия» электронного листка нетрудоспособности хранится в системе Фонда и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении Фондом проверок страхователей представлять электронные листки нетрудоспособности сотрудникам Фонда не потребуется.

В настоящее время основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения, такими компаниями как «1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур», "Компас-СПб" и корпорацией «ПАРУС» обеспечено взаимодействие работодателей с Фондом по формированию электронных листков нетрудоспособности непосредственно из программных продуктов.

Поправки в положения Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» о введении ЭЛН внесены Федеральным законом от 01.05.2017 N 86-ФЗ.

Целью появления электронных листков нетрудоспособности ФСС называет объединение информации по больничным в единую базу, уход от громоздкой системы хранения и обработки данных, а также снижение затрат страхователей. Ну, и экономия бюджетных средств, конечно.

Что получат работодатели от введения электронных больничных

В общем, дивиденды неплохие. Начнем с того, что заполнение документов на компьютере удобнее и проще, поэтому бухгалтерам компаний не придется сталкиваться с ошибочно оформленными медиками больничными, бояться претензий ФСС и обращаться туда с запросами по поводу оплаты сомнительных листов.

Во-вторых, бухгалтерам самим не придется руками вписывать информацию в листы нетрудоспособности, думать о цвете чернил, отсутствии ошибок и волноваться, чтобы не дрогнула рука.

Об ошибочной переплате или недоплате пособия, исправлениях и изменениях информации в больничных можно уже не вспоминать. Понятно уже, что эта работа – нелегкий участок бухгалтерского труда, а перевод больничных в электронный формат его значительно облегчит. Не зря же пилотный проект ФСС в нескольких регионах, где новая система по обмену сведениями для выдачи ЭЛН проходила «обкатку», признан успешным.

Как работает система ЭЛН

Итак, обмен сведениями о страховых случаях по временной нетрудоспособности и материнству осуществляется с помощью Единой интегрированной информационной системы «Соцстрах» ФСС РФ (ЕИИС «Соцстрах»). Участниками этой системы являются:

1. страховщик – ФСС РФ
2. страхователи (работодатели)
3. медицинские организации (больницы, поликлиники) и федеральные государственные учреждения (бюро) медико-социальной экспертизы (МСЭ).

Оформлять ЭЛН медицинские организации могут при соблюдении двух условий:

• работник-застрахованное лицо дает на это письменное согласие;
• медицинская организация и страхователь-работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия с ФСС по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН.

Работодатели могут взаимодействовать с ФСС по поводу ЭЛН прямо из программ 1С. В настоящее время электронный листок нетрудоспособности и обмен с органами ФСС реализован в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3) с версии 3.1.2.293.

Кроме этого можно открыть личный кабинет на сайте ФСС РФ. В личном кабинете работодатели смогут получать уведомления о поступлении ЭЛН и в электронном виде заполнять данные по больничному со своей стороны (раздел «Заполняется работодателем»).

А для отслеживания движения ЭЛН работниками можно также зарегистрироваться на сайте ФСС РФ в специальном сервисе — кабинете застрахованного лица.

Взаимодействие по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН

Схема взаимодействия между застрахованным лицом, работодателем, ФСС и медицинским учреждением выглядит следующим образом:

1. Работник-застрахованное лицо дает медицинскому учреждению письменное согласие на формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа.
2. Медицинское учреждение формирует ЭЛН (поддерживается в решениях 1С:Медицина), подписывает его усиленной квалифицированной подписью врача и медицинской организации и отправляет всю информацию по больничному в ФСС.
3. Медицинское учреждение выдает работнику номер ЭЛН для передачи его страхователю-работодателю.
4. Работник сообщает работодателю номер ЭЛН.
5. Работодатель по номеру ЭЛН непосредственно из своей программы 1С запрашивает и получает из базы ФСС все данные больничного.
6. По полученным из базы ФСС данным в программах 1С автоматически рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности (сведения о страхователе, о застрахованном лице, о среднем заработке, стаже работы и другая необходимая информация уже хранится в 1С)
7. Работодатель оплачивает работнику больничный лист.
8. Информация о сумме выплаченного пособия отправляется в ФСС.
9. ФСС частично оплачивает больничный (для регионов «прямых» выплат).

Работа с ЭЛН в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3)

• Версия платформы: 8.3.10 или выше.
• Версия конфигурации: ЗУП 3.1.2.293 и выше.
• Подключение к "1С-Отчетность" (или подключение сертификата ФСС для ЭЛН). Для пользователей, использующих "1С-Отчетность", настройка сертификата ФСС для ЭЛН производится автоматически (без участия пользователя).

Видеоролико том, как работать с электронными листками нетрудоспособности.

При вводе электронного больничного листа достаточно заполнить основную информацию (рис. 1):

• организацию (если ведется учет по нескольким организациям);
• сотрудника;
• номер листка нетрудоспособности.

После этого по кнопке Получить данные из ФСС документ автоматически заполняется данными ЭЛН, полученными с сервера ФСС.

Пособие рассчитывается исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника, хранящихся в базе пользователя (рис. 2).

Сведения о медицинской организации (рис. 3) будут загружены автоматически.

Для просмотра этих сведений можно нажать на гиперссылку, указанную на рис. 2.

Создание и отправка реестра ЭЛН в ФСС

Реестр ЭЛН можно создать в рабочем месте 1С-Отчетность (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность ) (рис. 4).

Табличную часть документа можно заполнить по выбранной организации двумя способами:

• по кнопке Заполнить таблица заполняется всеми ЭЛН, которые еще не были отправлены;
• по кнопке Добавить можно выбрать конкретные ЭЛН, которые необходимо отправить в ФСС.

Для просмотра дополнительной информации об ЭЛН, которая будет отправлена в ФСС, можно дважды щелкнуть по строке с этим ЭЛН.

Откроется форма дополнительной информации (рис. 6).

Перед отправкой документ необходимо провести. При проведении документа выполняется проверка заполнения обязательных полей.

Для отправки реестра в ФСС необходимо нажать кнопку Отправить реестр в ФСС (рис. 7).

Если в программе не настроена связь с ФСС, то пользователю будет предложено подключиться к "1С-Отчетности".

Для пользователей, не использующих "1С-Отчетность", возможна настройка сертификата ФСС для ЭЛН вручную.

Электронный больничный будет реализован и в других программах 1С. О сроках см. в "Мониторинге изменений законодательства".

ВИДЕО К СТАТЬЕ:

В ролике демонстрируется, какие настройки сделать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3, чтобы запросить и получить из базы ФСС все данные электронного больничного для расчета пособия по нетрудоспособности.

Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ наделил юридической силой электронные больничные листы. С 1 июля 2017 года у пациентов есть выбор: получать больничные в электронном или бумажном виде. Как бухгалтеру подключиться к электронному обмену больничными, оформлять и учитывать пособие по новым правилам?

Подготовка к работе

Шаг 1. Зарегистрируйтесь в системе

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

1. На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации».
2. Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись, выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности.
3. Заполните карточку с реквизитами.

Если у вас обслуживающая бухгалтерия, читайте о том, как получать больничные сотрудников, в статье.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

• Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
• Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
• Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
• Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
• Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
• Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Шаг 2. Перераспределите обязанности

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными. Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

В Экстерне можно загружать, заполнять и отправлять электронные больничные в ФСС. Регионы с прямыми выплатами могут сформировать реестр на основе данных ЭЛН и отправить его в ФСС.

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за три рабочих дня

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

• Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
• Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
• Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
• Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за три рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней).

Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:

— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии. Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений. От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за ошибки. Раньше такое случалось.

Оформление пособия

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

На этапе выплаты пособия

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России. Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику. В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

Зачетная система

Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

При зачетной схеме:

• Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
• Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.

Прямые выплаты

Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

При прямых выплатах:

• В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
• Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
• Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
• Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
• Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

Отчитывайтесь за сотрудников через Контур.Экстерн. Загрузка данных в РСВ из СЗВ-М. Импорт данных из 2-НДФЛ 5.06. Нулевой РСВ в два счета. Бесплатно 3 месяца.

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

• передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
• учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
• проверку подлинности больничных;
• хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн