Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

• Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
• Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
• В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
• В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
• Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
• Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

• Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
• Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
• Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

• Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
• Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
• В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

Образцы деловых писем

Образцы благодарственных писем:

Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

Образцы гарантийных писем:

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Оферта. Образцы писем-предложений

Оферта (договор оферты) — это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились. Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме — это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления

Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

Письмо-соболезнование — это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

Гражданин, который хочет получить официальный ответ на своё обращение, должен составить заявление по установленной форме. Если в законодательном акте утверждён специальный бланк, то человек обязан его использовать.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Граждане должны владеть правилами оформления документов, установленными в сфере делопроизводства. Иначе заявление может быть оформлено с недостатками, которые не позволят рассмотреть его по существу.

Понятия и определения

Чтобы лучше понять специфику оформления документа, необходимо дать определения нескольким понятиям.

Заявление – это официальное обращение, содержащее информацию или просьбу. Документ может касаться любой темы: получения отпуска, привлечения к ответственности виновного лица, уведомления о каком-либо событии и т. д.

Термин «свободная форма» не означает, что гражданин имеет право составить документ по своему усмотрению. В любом заявлении необходимо отразить минимум информации, без которой невозможно рассмотреть обращение человека по существу.

Если упоминается свободная форма, то это значит, что ни в одном нормативном документе не утверждён шаблон заявления, которого граждане обязаны придерживаться. Человек имеет право формулировать предложения в основной части заявления по своему желанию.

Основные правила

Обращение излагается в письменном виде на отдельном листе бумаги. Текст набирается при помощи вычислительной техники или пишется от руки автором. При написании заявления необходимо использовать чернила, пасту шариковой ручки или другой химический состав, который обеспечит сохранность надписей на долгое время.

Допускается изменение информации только путём зачёркивания и написания сверху или рядом нужного слова, с указанием далее в документе «Исправленному с «ХХХ» на «УУУ» верить». После указания автор ставит подпись, фамилию и инициалы. Но гораздо проще заново переписать заявление.

Текст должен быть написан разборчиво и понятно. Фразы необходимо строить таким образом, чтобы не возникало двоякого толкования. Поэтому следует избегать орфографических и пунктуационных ошибок, хотя их наличие не всегда влечёт недействительность документа.

Заявление пишется так, чтобы слева оставались поля около 3 см. Место необходимо для подшивки бумаги в папку.

Структура и порядок составления заявления

Стандартное заявление включает следующие разделы:

1. Шапка.
2. Название.
3. Основная часть.
4. Перечень прилагаемых документов.
5. Подпись, Ф.И.О. и даты составления.

Шапка

В этом разделе указывается информация о получателе обращения и его авторе. Для направления заявление в стороннюю организацию указывается юридический адрес и официальное наименование юридического лица.

О себе отправитель указывает:

• Ф.И.О.;
• адрес проживания;
• реквизиты паспорта;
• телефон для связи, адрес электронной почты;
• иную информацию, если это необходимо.

Если документ внутренний, например, гражданин пишет заявление на отпуск, то указывается должность и Ф.И.О. лица, уполномоченного принять такое решение, должность и Ф.И.О. заявителя.

Данные адресанта вписываются в дательном падеже, например, директору ООО «Вектор» Иванову Василию Петровичу. Сведения об авторе указываются в родительном падеже, например, маркетолога Платоновой Елены Сергеевны.

Текст пишется от середины листа к левому краю.

Заголовок

По центру листа располагается текст с указанием наименования документа и темы, которой он касается. Например, заявление на предоставление отпуска. Если гражданин не может определить тематику, можно указать только слово «заявление».

По правилам делопроизводства название документа пишется:

Основная часть

Данный раздел формируется автором документа в соответствии с его представлениями о правильности составления заявлений. В самом начале следует представить общую информацию по теме.

Например, если гражданин направляет заявление в УК по поводу некачественного оказания услуг, то необходимо указать:

• где гражданин проживает;
• какие имеет права в отношении квартиры;
• по какому договору УК обслуживает дом.

Далее следует обозначить проблему. Если произошло нарушение права заявителя, то в заявлении указывается дата и обстоятельства происшествия. Описываются обстоятельства, которые привели к необходимости написания заявления.

Если составляется претензия, то фактически заявитель требует от адресата исполнения обязательства или прекращения противоправных действий. Но в соответствии с нормами деловой этики требование оформляется в виде просьбы.

Если, например, составляется заявление на отпуск, то следует сразу переходить к просьбе. Руководитель организации в любой момент может получить информацию о работнике, поэтому нет необходимости указывать дополнительные сведения.

Гражданин, который требует чего-либо на основании положений нормативных актов, договора, приказа и иных документов, должен указывать соответствующие ссылки. Сами документы можно не прикладывать, если у получателя есть свободный доступ к ним.

Прилагаемые документы

Заявление, которое направляется в стороннюю организацию, обязательно содержит список документов, на основании которых оно было заполнено. Каждый изложенный факт должен быть подтверждён ссылкой на приложение.

Если заявление составлено от имени гражданина его представителем, то к обращению прикладывается доверенность или её копия, заверенная нотариусом.

К исковому заявлению прилагаются:

• копия обращения для последующего направления ответчику;
• квитанция об уплате госпошлины;
• письменные доказательства, подтверждающие изложенные факты.

Например, если имеется трудовой спор о выплате заработной платы, то гражданин должен подтвердить наличие правоотношений с ответчиков и факт нарушения его прав.

Следует представить:

• трудовой договор;
• приказ о назначении на должность;
• выписку из банка, где человек получает зарплату;
• расчёт задолженности.

Некоторые примеры

На практике существует несколько устоявшихся шаблонов, применяемых для написания обращений.

Основная часть заявления на получение отпуска выглядит следующим образом:

«Прошу предоставить мне очередной отпуск с 25 июля продолжительностью 16 календарных дней». Дата выхода на работу не указывается. Предоставление отпуска по графику не требует дополнительных ссылок или обоснований.

Если пишется заявление на отпуск для сдачи сессии, то текст будет таким:

«Прошу предоставить мне дополнительный отпуск с сохранением заработной платы с 28 мая 2019 г. по 16 июня 2019 г. продолжительностью 20 календарных дней для сдачи экзаменационной сессии в МГУ им. М.В. Ломоносова.

Приложение: справка-вызов № 1536 от 05.05.2018 г.»

Если гражданин собирается обратиться к руководству своей организации, то ему следует выяснить, установлен ли образец заявления в свободной форме в компании. Многие юридические лица разрабатывают собственные шаблоны, чтобы избежать ошибок.

Основная часть заявление на получение справки из банка выглядит так:

«05.06.2017 г. между мной и ПАО «Сбербанк» был заключён кредитный договор № 5 от 05.06.2017 г., в соответствии с которым мне был предоставлен заём в размере 1 000 000 рублей. 29.05.2018 г. я исполнил обязательства по договору в полном объёме.

Прошу оформить справку о полном погашении кредита и выслать её по адресу г. Саратов, ул. Ленина 5, кв. 27».

Заявление в суд также составляется в свободной форме. В статье 131 ГПК указано, какая информация должна обязательно быть представлена в обращении.

Способы передачи

Главный способ передачи заявлений – лично в руки уполномоченному работнику организации. Это может быть секретарь, работник канцелярии, делопроизводитель. Входящая корреспонденция фиксируется в специальном журнале – гражданин должен получить входящий номер обращения.

Часто заявления принимают неуполномоченные сотрудники, документы теряются или умышленно не регистрируются. Чтобы избежать проблемы, граждане направляют обращение почтой с уведомлением о вручении. Также можно передать корреспонденцию курьерской службой.

В 2019 году допускается передача заявлений в электронном виде. Многие организации ведут документооборот в цифровом виде, поэтому заявления оформляются и подписываются в специальных программах.

Также некоторые государственные органы принимают электронные обращения. Например, подать иск в суд можно через сайт государственного органа, если гражданин имеет средство цифровой подписи.

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
3. Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
4. Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
5. Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Статьи по теме

Деловое (или официальное) письмо — незаменимый документ деловой переписки, с помощью которого осуществляется взаимодействие между участниками бизнес-процесса. В нашей статье расскажем как правильно составлять документ и приведем примеры.

О чем вы узнаете:

База знаний для директора магазина

Более 100 инструкций, практических рекомендаций и готовых решений в одном месте — базе знаний директора магазина.

Все виды и образцы деловых писем

С помощью деловых писем решаются организационные, коммерческие, снабженческие, юридические и многие другие вопросы.Стиль делового письма отличается лаконичностью, строгостью, ясностью, простотой и чёткостью формулировок, использованием экономической, юридической и другой соответствующей терминологии.

Письма также могут делиться:

• на обычные и циркулярные (от одного адресанта нескольким получателям);
• регламентированные (используются в стандартных экономических ситуациях, составляются по определенному образцу);
• нерегламентированные (которые пишутся в свободной форме).

Хотите легко ориентироваться в заполнении разного рода документации? В базе Бизнес.Ру большой перечень документов, форм и бланков. Здесь вы сможете найти необходимый документ и подробную инструкцию по его заполнению.Попробуйте заполнять бланки всего за пару кликов с программой Бизнес.Ру прямо сейчас >>

Как написать деловое письмо

Форма делового письма не так жёстко регламентирована, как, например бланки первичной документации или различные договора (о гражданско-правовых договорах подробнее здесь), но всё же имеет определённую структуру и содержит несколько обязательных пунктов.

Многие из деловых писем имеют юридическую силу и в качестве доказательств используются в судах.

Как и другие бланки делового документооборота, официальные письма регистрируются и хранятся в организациях в папках входящей и исходящей корреспонденции.

Как написать деловое письмо. Пошаговая инструкция. Видео

Пример и структура делового письма

Пример делового письма:

Будьте подкованными в оформлении официальной документации вместе с Бизнес.Ру. Здесь вы найдете большой перечень документов, форм и бланков, а главное подробную инструкцию по их заполнению. Попробуйте заполнять документы с Бизнес.Ру прямо сейчас >>

Структура делового письма имеет общие для всех деловых писем черты:

• реквизиты отправителя (как правило, для удобства оформления и представительности);
• наименование организации-адресата, должность и ФИО ответственного лица, на имя которого отправляется письмо;
• номер письма (исходящий/входящий — если необходима регистрация) и дата его получения/отправления;
• заголовок письма (кратко обозначенная его тема — запрос, предложение, претензия и т.п.);
• обращение к адресату, желательно, по имени-отчеству («Уважаемый Петр Петрович!» и т.д.);
• вступительная часть, в которой описывается причина оформления официального письма, или его цель («Согласно вашему предложению. », «В целях скорейшего решения вопроса. », «Исходя их пунктов договора №. », «Доводим до вашего сведения. » и т.п.)
• основное содержание письма, в которой подробно, лучше всего по пунктам, излагается суть проблемы, способы её решения, подробности дела, предложения, пожелания, и прочее.
• заключительная вежливая фраза, выражающая, например, надежду на дальнейшее сотрудничество, на взаимопонимание, на скорейшее разрешение конфликта и т.д.
• заверяющие письмо данные отправителя — его должность, подпись и её расшифровка (ФИО).

Письма также могут сопровождаться различными поясняющими документами: копиями счетов, фотографиями, другими подтверждающими содержание письма документами.

Полноценная автоматизация магазина, онлайн-касса 54-ФЗ

• Полноценный складской учет и инвентаризация
• Удобный и понятный интерфейс для кассира
• Поддержка 100 моделей ККТ, эквайринга, весов
• ЕГАИС, Меркурий, Маркировка
• Гибкая настройка скидок, своя система лояльности
• Прогнозирование продаж, оптимизация остатков
• Отслеживание выручки и прибыли в реальном времени
• Контроль работы ККТ через мобильное приложение